Já se passou o tempo em que os colaboradores imprimiam dezenas de papéis e documentos diariamente. Isso gerava um grande consumo de folhas e tintas, causando desperdícios, perdas financeiras e impactos ambientais. Então, nos tempos atuais, a impressão consciente deixou de ser tendência e virou praticamente uma exigência.
Afinal, os gestores estão cada vez mais preocupados em minimizar desperdícios de impressões desnecessárias e em se tornar uma companhia ecologicamente correta, além de transformar a empresa em um negócio mais digital, moderno e conectado.
Assim, é possível colher uma série de impactos positivos, como por exemplo:
- Maior produtividade da equipe;
- Otimização do fluxo de trabalho;
- Menos gastos;
- Aumento da segurança da informação;
- Impressão apenas do que é realmente necessário;
- Rapidez para acesso, busca e pesquisa de arquivos digitais;
- Facilidade para armazenamento e organização de documentos.
Para atingir tais resultados e evitar desperdícios, é importante criar maior consciência na equipe sobre o volume adequado de impressão. Neste conteúdo, vamos apresentar os passos para garantir a impressão consciente, os principais benefícios e como a tecnologia pode ajudar.
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O que é a impressão consciente na prática?
Este conceito pode parecer simples e fácil de entender. Porém, vamos compreender melhor na prática. A impressão consciente diz respeito à impressão de algo somente quando necessário e na quantidade correta de uso, sem exageros.
Por isso, se trata de um conjunto de ferramentas e medidas para reduzir o volume de impressão de empresas dos mais diversos portes e segmentos, englobando desde indústrias, hospitais, shoppings e varejos até negócios de serviços financeiros, escritórios jurídicos, de contabilidade e outros.
Dessa forma, é possível gerar um efeito positivo para o meio ambiente e a sociedade, com menor consumo de papel, de energia elétrica e até menor poluição.
Neste sentido, a impressão consciente deve ser estimulada e incentivada em todas as rotinas, processos e fluxos de trabalho, reforçando a aplicação de medidas sustentáveis.
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E o conceito paperless: o que significa?
Em paralelo à impressão consciente, outro conceito essencial de ser conhecido por gestores e líderes de negócios é o paperless. Traduzido do inglês, o termo significa “escritório sem papel”.
Esta expressão já existe há mais de 30 anos e aborda, principalmente, a questão da sustentabilidade empresarial. Por meio de novas práticas, planejamento e tecnologias, é possível tornar o local de trabalho mais rápido e eficiente, ao substituir parcial ou integralmente o uso de papel.
Como resultado, as empresas que adotam o paperless conseguem promover mudanças culturais significativas, desenvolvendo um ambiente sem papel. Para tanto, o grande desafio aqui é treinar e capacitar os funcionários a fim de que as transformações nos hábitos fiquem permanentes.
O que sua empresa pode ganhar com a impressão consciente?
Acima já vimos algumas vantagens de adotar medidas para assegurar uma impressão adequada de documentos e arquivos, mas as empresas que investem nestas práticas podem obter benefícios importantes e até diferenciais competitivos. Veja a seguir:
Maior sustentabilidade
A sustentabilidade empresarial é um termo em alta e se refere às empresas que respeitam o meio ambiente e focam no desenvolvimento sustentável. Neste caso, é preciso estimular o uso consciente de recursos naturais, como energia, água e menor consumo de papel.
Redução de custos
Com a impressão consciente, é possível obter uma diminuição substancial nos gastos, seja com papel, tintas, toner, armazenamento físico e até com manutenção dos equipamentos e atualização do parque de impressão, que se tornam menos frequentes.
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Melhora da imagem da marca
Cada vez mais, os consumidores buscam produtos e serviços de empresas sustentáveis e ecológicas. Então, levar seu negócio a este patamar é fundamental para ter um diferencial de mercado e até aumentar as vendas. Vale lembrar, inclusive, que existem selos e certificações para organizações que implementam práticas sustentáveis.
Passo a passo para uma impressão consciente
Ao chegar até aqui no texto, você certamente deve se perguntar como promover a impressão de documentos de forma consciente. É o que veremos com um passo a passo simples e prático.
1. Conscientizar a equipe
O primeiro passo aqui é trabalhar na conscientização da equipe, que será peça chave para garantir que a impressão consciente tenha os resultados esperados.
Até porque é muito fácil enviar um documento para a impressora. O que faz os profissionais caírem nessa tentação. Então, é preciso mostrar a importância de refletir bem sobre cada documento antes de imprimi-lo a fim de apoiar a sustentabilidade e a economia.
2. Dar exemplo na liderança
Com a conscientização, já é meio caminho andado para compartilhar a responsabilidade pelo consumo consciente. Mas não adianta falar para os colaboradores priorizarem o digital e não imprimirem e-mails, documentos e páginas da internet se os gestores e líderes não derem o exemplo.
Então, prefira realizar todas as comunicações internas por e-mails ou plataformas digitais, sem usar papéis. As atas de reuniões também podem ser disponibilizadas dessa forma, entre outras ações.
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3. Apresentar recursos econômicos de impressão
Apesar de incentivar a impressão consciente, alguns documentos ainda são exigidos no formato físico, como os de RH e jurídicos. Neste sentido, vale a pena mostrar para os colaboradores recursos e funcionalidades que permitem otimizar as impressões, como por exemplo:
Impressão duplex: realiza a impressão automática no modo frente e verso.
Impressão multipágina: permite imprimir mais de uma página por folha.
Revisão dos arquivos: é preciso checar as informações e a formatação dos documentos antes da impressão para evitar a necessidade de nova impressão
Visualização de página: antes da impressão, vale verificar as dimensões dos arquivos e do papel disponível para que tudo saia corretamente.
Preto e branco: nem todos os arquivos precisam ser impressos no modo colorido e o recurso preto e branco ajuda a economizar tinta.
Eliminação de imagens: as fotos e imagens devem ser eliminadas ao máximo nas impressões, pois ocupam grandes espaços e geram maior gasto de tinta. Então, só as coloque se for estritamente necessário.
4. Uso de tecnologias de digitalização e gestão eletrônica
Já existem soluções que permitem ter o controle total dos documentos, com permissão de acesso dos usuários, facilidade para armazenamento, organização, busca e pesquisa de informações. E tudo de forma online, sem imprimir uma única folha.
As tecnologias de digitalização e gestão eletrônica ajudam a garantir a impressão consciente, reduzindo o volume e os custos, além de deixar a impressão somente para documentos legais.
5. Serviço de outsourcing de impressão
Para evitar destinar um funcionário específico para cuidar do parque de impressão, seja na reposição de materiais, manutenção, configuração de impressoras, suporte técnico ou atualização de equipamentos, um serviço de outsourcing pode auxiliar e muito.
Assim, é possível ter um parceiro especializado e experiente neste assunto, enquanto sua equipe pode se focar em atividades mais prioritárias e estratégicas.
Além disso, o responsável pelo outsourcing centraliza todos os serviços relacionados ao parque de impressão, assegurando maior economia para o seu negócio.
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