O serviço de outsourcing de impressão ajuda os negócios de diversos segmentos a reduzirem custos e garantirem maior eficiência, qualidade e segurança nas impressões. Para isso, é importante contar com um parceiro experiente e especializado para realizar as atividades, como as empresas de outsourcing de impressão.
Vale destacar que as empresas de outsourcing de impressão são responsáveis por cuidar de todo o parque de impressão. O que engloba ainda a atualização e a manutenção de equipamentos e troca de componentes, mantendo o funcionamento pleno.
Ou seja, isso elimina as preocupações dos gestores em relação à interrupção dos processos de impressão por problemas nas máquinas e falta de insumos. Além do que, também evita a necessidade de disponibilizar uma equipe interna específica para ficar de olho nessas instalações.
Então, neste conteúdo, vamos explicar melhor as vantagens de contar com o serviço de outsourcing de impressão, os cuidados ao contratar o melhor parceiro e como implementar o projeto. Veja a seguir!
Principais vantagens do outsourcing de impressão
Em geral, quase todas as empresas podem utilizar esse tipo de serviço, sejam hospitais, indústrias, supermercados, financeiras, pequenos escritórios comerciais ou grandes companhias.
Ao contar com as empresas de outsourcing de impressão, o parceiro contratado faz um levantamento completo das necessidades do negócio, definindo os modelos ideais de impressora e a quantidade correta de equipamentos para cada setor da organização.
Por exemplo, uma instituição de saúde necessita de impressões de alta qualidade, com cores e em grandes formatos, por causa dos exames de imagem. Então, a empresa especializada faz uma análise considerando essa demanda e instala as máquinas adequadas para o hospital, laboratório ou clínica.
Já escritórios que necessitam de um alto volume de impressões podem usar equipamentos menores, mais rápidos e que só atuam em preto e branco, minimizando o custo.
Saiba mais: Controle de impressão: 7 razões para implantar em hospitais
Então, fica claro como um parceiro pode ajudar e muito a organização, gerando diversos benefícios, como por exemplo:
- Análise e viabilidade do parque de impressão;
- Redução de custos operacionais;
- Controle de impressão centralizado;
- Aumento da qualidade dos recursos de impressão;
- Manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos;
- Rápida troca de suprimentos das impressoras;
- Diminuição do tempo de parada;
- Atualização tecnológica do parque de impressão;
- Suporte integral para problemas e dúvidas;
- Maior produtividade e eficiência;
- Melhora no fluxo de trabalho e otimização de processos;
- Segurança da informação a partir de autorização para impressão;
- Economia de papel nas empresas.
O que analisar para contratar empresas de outsourcing de impressão?
Para atingir todos esses benefícios e resultados positivos, os gestores precisam avaliar bem as candidatas à parceria. Então, na hora de contratar as empresas de outsourcing de impressão, alguns aspectos devem ser considerados, como:
Projeto de acordo com as necessidades
Como citamos acima, os projetos precisam entender a realidade de cada organização. Assim, é possível customizar os serviços prestados, incluindo a manutenção e troca de insumos, os equipamentos fornecidos e formatar o tipo de atendimento necessário, seja presencial ou remoto, integral ou no horário do expediente, entre outros.
Experiência das empresas de outsourcing de impressão
Empresas mais experientes e com maior tempo de mercado já possuem processos consolidados e com maior potencial de suprir falhas. Afinal, esses prestadores de serviços já enfrentaram diversas questões e estão preparados para solucionar problemas rapidamente.
Mas, além da experiência, dos clientes atendidos e do know-how, outro aspecto que deve ser avaliado é a saúde financeira da parceira. Isso porque, quanto mais sólida for a estrutura da fornecedora, provavelmente, os serviços serão mais qualificados.
Integração de soluções
O controle do parque de impressão de forma centralizada é só a ponta do iceberg no serviço de outsourcing. As empresas devem promover uma integração de soluções e tecnologias, como ferramentas de segurança para garantir a proteção de dados e automação para acelerar os processos de impressão, cópias, digitalização e armazenamento de documentos.
Além disso, é importante integrar sistemas de gestão de documentos para facilitar o arquivamento, acesso, consulta e pesquisa dos materiais necessários pelos colaboradores.
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Atendimento técnico
Este elemento é central antes de decidir entre as empresas de outsourcing de impressão. Afinal, cada negócio possui demandas e necessidades diferentes. Por isso, o parceiro contratado deve ter um acompanhamento de perto nas rotinas empresariais para garantir a melhor experiência possível nos serviços de impressão.
Como implantar o serviço de outsourcing de impressão
Agora que você já está por dentro do que precisa saber para contratar as empresas de outsourcing de impressão corretamente, entenda os principais passos para implantar o serviço com sucesso.
1. Análises e levantamentos
Inicialmente, os fornecedores devem avaliar os volumes e as características das impressões, assim como os custos atuais da geração de documentos e a configuração do parque de impressão.
A partir daí, é possível mapear as necessidades, tirar todas as dúvidas do cliente e identificar as soluções com o melhor custo-benefício.
2. Proposta e apresentação
Com base no primeiro passo, a equipe especializada em outsourcing de impressão desenvolve um projeto personalizado viável para a organização e apresenta a solução ideal para atender às demandas internas.
3. Implantação
Agora é hora de colocar o parque de impressão para funcionar, com a instalação, configuração e calibração de todos os equipamentos nos locais definidos em conjunto com o cliente. Vale lembrar que este processo é realizado por uma equipe técnica especializada.
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4. Treinamento
Com tudo funcionando, as empresas de outsourcing de impressão realizam o treinamento dos colaboradores que vão utilizar as máquinas. Além disso, é explicado como usar corretamente para evitar o desperdício, minimizar os gastos de papel, perder menos tempo com impressão e documentos.
5. Operação em funcionamento e monitoramento
O trabalho não para no treinamento e os prestadores de serviço devem gerenciar e monitorar todo o parque de impressão. Assim, é possível ficar de olho nos níveis de suprimentos, fazendo as trocas de cartuchos e toners quando necessário. Do mesmo modo, deve-se manter o acompanhamento de assistência técnica e manutenção.
6. Atendimento e suporte
Como última etapa, o suporte é um ponto essencial, pois promove um atendimento diferenciado e exclusivo aos clientes, tirando suas dúvidas rapidamente e garantindo a geração de valor para o cliente.
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