O serviço de outsourcing de impressão começou a crescer no mercado empresarial por ser uma forma de terceirização de todo o trabalho com impressão e cópias no ambiente de negócios
Com isso, os gestores podem usufruir de diversos benefícios, já que a impressão e o seu gerenciamento são processos trabalhosos e que demandam tempo dos funcionários para execução.
Assim, com o outsourcing ou terceirização, é possível ganhar eficiência nos processos de impressão, reduzir custos e a gestão pode se concentrar nos aspectos mais importantes da empresa.
O que é o serviço de outsourcing de impressão?
Apesar da explicação inicial sobre o conceito principal do outsourcing de impressão, vamos detalhar um pouco melhor o que é este serviço.
Vale destacar que ainda há uma certa confusão com muitas pessoas pensando no outsourcing como uma simples locação de impressoras. Mas o processo vai muito além. Afinal, o serviço envolve todas as atividades relacionadas à impressão.
Então, o prestador de serviços atua em 5 pontos essenciais:
- Locação de impressoras, multifuncionais, scanners e outros equipamentos;
- Gestão do ambiente de impressão;
- Fornecimento dos suprimentos (toners, cartuchos, grampos e até papel);
- Manutenção preventiva, corretiva, troca de peças e suporte técnico;
- Monitoramento e controle da impressão e até bilhetagem.
Ou seja, as empresas não precisarão mais atuar com a instalação e a manutenção dos equipamentos, troca de cartuchos e deslocar um funcionário administrativo ou de TI para atender às demandas de impressão.
Ao contar com um fornecedor especializado em serviço de outsourcing de impressão, o parceiro contratado faz uma avaliação das necessidades da sua companhia. Alguns aspectos analisados são o tipo de impressão (preta e branco ou colorida), o volume, o formato do papel, as funcionalidades (como fax e digitalização) e a qualidade necessária para os trabalhos do local.
Dessa forma, é possível garantir o funcionamento do parque de impressão e a qualidade do serviço, bem como promover uma economia na organização.
Qual a importância do serviço de outsourcing de impressão?
Como mencionamos, o outsourcing de impressão pode ser adotado em empresas de todos os portes e segmentos que lidam com documentos e impressão, como escritórios, instituições de ensino, hospitais, lojas, indústrias e outros.
Esta estratégia é fundamental para garantir redução e controle de custos com impressão, ganhos de agilidade no fluxo de trabalho e na produtividade da equipe, além de monitoramento em tempo real dos documentos impressos.
Vale destacar que, segundo estudo do Gartner, 70% das empresas não sabem o quanto gastam com impressões. Então, muitas organizações podem ficar surpresas ao saber que usam entre 3% e 6% da receita com custos de impressão e gestão de documentos.
Para piorar, as estimativas destes gastos em proporção ao faturamento das organizações podem chegar próximo a 12%, de acordo com levantamento da IDC.
Portanto, com o serviço de outsourcing de impressão, você minimiza tais despesas, garante um controle completo e proporciona total segurança no uso dos documentos. Até porque 70% das empresas disseram que já sofreram uma violação acidental de dados devido à impressão não segura, indica o Quocirca Enterprise Print Security.
Principais benefícios da outsourcing de impressão
Com os serviços de outsourcing fornecidos por um prestador, sua empresa obtém:
- Atualização tecnológica do parque de impressão;
- Aumento da velocidade de impressão;
- Garantia de peças e equipamentos originais de fabricantes;
- Diminuição do tempo de parada e troca de suprimentos das impressoras;
- Gerenciamento dos funcionários que imprimem, a quantidade de impressão e quais os documentos impressos.
Como resultado, os gestores podem ainda definir políticas de impressão e permissões por usuário, revisar os processos que precisam de papel e promover a digitalização de documentos. O que vai fortalecer a transformação digital e melhorar a competitividade do negócio frente à concorrência.
Como contratar o melhor serviço de outsourcing de impressão
Para escolher o serviço mais eficiente de outsourcing de impressão para a sua empresa, é importante considerar alguns fatores, como por exemplo:
Experiência: saiba se o prestador de serviços já atua no mercado, possui processos sólidos e consegue superar problemas.
Competência: avalie se o parceiro tem uma equipe técnica treinada e capacitada em todos os equipamentos a serem instalados e gerenciados.
Atendimento técnico: verifique como funciona o atendimento de prazos da empresa e se ela cumpre com os níveis de serviços estabelecidos em contrato.
Feedback dos clientes: procure conhecer a opinião dos clientes da empresa sobre o serviço de outsourcing de impressão oferecido.
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