Muitas empresas não fazem ideia do quanto é gasto com o parque de impressão, podendo gerar grandes impactos financeiros para os negócios. Então, é necessário implementar estratégias para garantir o controle de impressão e a redução de custos.
Assim, é possível manter as contas em dia, promover a saúde financeira da organização e fortalecer o crescimento do negócio.
Afinal, em contrapartida, sem o controle adequado, se torna impossível identificar os equipamentos mais usados, os funcionários com maior volume de impressão, se as impressoras são utilizadas de maneira adequada e, consequentemente, os gastos associados.
Neste sentido, a gestão de bilhetagem é uma ferramenta valiosa para apoiar o controle de impressão. Essa prática pode não ser tão conhecida dos gestores e líderes.
Mas o serviço é normalmente disponibilizado junto com o outsourcing de impressão e ajuda bastante negócios com uma demanda considerável de impressões e cópias.
A seguir, entenda melhor como funciona a gestão de bilhetagem de impressão e seus benefícios.
Leia também: Como fazer o controle de impressão na minha empresa
O que é a gestão de bilhetagem?
Em resumo, a gestão de bilhetagem é responsável por mapear as informações sobre o uso do parque de impressão por parte dos colaboradores e extrair os dados de acordo com as necessidades das empresas. Tudo por meio de um software.
Dessa forma, é possível obter conhecimento sobre o número de cópias mensais por exemplo e quais os usuários que realizam as impressões. Além dessas, outras informações disponíveis são:
- Tipo de impressões feitas, seja preto e branco ou colorida, em formato A3, ou A4;
- Equipamentos usados para impressão;
- Quantidade de tinta utilizadas pelas máquinas;
- Entre outras tantas que podem ser coletadas. Basta configurar a ferramenta para acompanhar tais demandas e gerar relatórios.
Ou seja, com a bilhetagem, os gestores conseguem evitar desperdícios, melhorar o controle de impressão e diminuir o consumo de papel nas empresas.
Como aumentar o controle de impressão com bilhetagem
Como vimos, a bilhetagem permite monitorar todas as atividades realizadas e contabilizar todas as impressões, cópias, digitalizações e fax. Com tais dados, então, as empresas podem estipular cotas de impressão, seja por departamento ou por usuário, limitando o total de impressões por páginas, cor e valor.
Confira alguns modelos de cotas que podem adotados nas empresas:
Informativas: os usuários recebem avisos de que os créditos de impressão chegaram ao fim, mas, mesmo assim, podem escolher continuar com o serviço de impressão ou cópia.
Adicionais: quando for alcançado o limite de cotas disponíveis e ainda for preciso realizar mais impressões, podem ser distribuídas cotas ou créditos extras aos usuários ou grupos.
Recorrentes: é possível configurar um período de recorrência de cotas. Por exemplo, os funcionários do departamento de RH terão a cota de 5 páginas de impressão por mês de janeiro a junho do ano atual.
Assim, o uso indiscriminado dos equipamentos passa a ter maior controle e uma utilização mais racional. O que garante menos custos, mais sustentabilidade e uma vantagem competitiva.
Saiba mais: Empresas de outsourcing de impressão: 6 etapas para implantar o serviço
Conheça os principais benefícios da bilhetagem
Além das vantagens claras de maior controle de impressão, a gestão de bilhetagem também promove outros impactos positivos para as empresas. Veja:
Informações precisas
Muitas empresas ainda sofrem com dados incorretos e informações imprecisas. O que pode provocar erros nos negócios, seja na adesão de novas estratégias ou em questões de gestão financeira.
No entanto, a bilhetagem chega para resolver este problema, pois garante a extração automática de informações difusas por meio do software, com dados seguros e confiáveis para embasar decisões.
Análise de dados
Como vimos acima, a bilhetagem ajuda a ter relatórios prontos para os gestores. Assim, é mais fácil realizar a análise de dados, verificando todos os requisitos e aspectos de impressão.
Diminuição de gastos
Uma das vantagens mais rápidas de serem obtidas com a bilhetagem é a redução de cópias e impressões, diminuindo o consumo de papel, tintas e demais elementos dos equipamentos do parque de impressão.
Além disso, os gestores podem avaliar para onde vão os gastos com impressões e a performance de cada impressora. E, assim, com maior conhecimento, é possível adotar medidas para melhorar o controle de impressão, tomando decisões sobre qual equipamento comprar, qual tipo de suprimento produz melhor rendimento, entre outros.
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