Cada vez mais, a economia de papel nas empresas ganha importância tanto para promover a redução de custos, como para tornar o negócio mais sustentável e ecologicamente correto. Neste sentido, é preciso implementar boas práticas na organização para diminuir o consumo e a geração de papéis e documentos.
Inclusive, o setor de recursos humanos é um dos mais visados no que diz respeito à economia de papel nas empresas. Isso porque a área lida com muitos materiais e arquivos, além de imprimir documentos. Então, o departamento pode ser um dos grandes focos dos gestores na hora de buscar o corte de gastos com papéis.
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Qual a importância de realizar a economia de papel nas empresas?
Entre os principais benefícios do controle de consumo e uso de papel, está, obviamente, a diminuição de despesas da empresa. Até porque este é um objetivo comum dos gestores. Segundo pesquisa da Deloitte, 71% dos executivos entrevistados planejam implementar iniciativas de redução de custos nos próximos 2 anos.
Mas não acabam por aí as vantagens. Neste processo de usar menos papéis e documentos físicos, a empresa elimina desperdícios, ganha maior eficiência, agilidade e produtividade e pode observar a otimização no fluxo de trabalho.
Outro ponto importante é o fato de o negócio se preocupar com a sustentabilidade e consolidar uma imagem positiva junto a clientes, colaboradores e no mercado. Vale destacar que os consumidores procuram cada vez mais empresas ecologicamente corretas.
Um levantamento da Opinion Box mostra, inclusive, que 54% das pessoas preferem, com frequência ou sempre, marcas que são conhecidas por cuidarem do meio ambiente. Além do que, o papel leva de 3 a 6 meses para se decompor e, ao ser descartado de maneira incorreta, ainda pode prejudicar o solo e os rios.
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Mas por que investir em ações para economia de papel?
Após conhecer os benefícios, ainda tem dúvidas se vale a pena implementar medidas efetivas para economia de papel nas empresas? Neste caso, é preciso conhecer 5 motivos que vão fazer a diferença: desorganização, alto consumo e impacto ambiental, custo elevado, riscos de perda de informação e manutenção de salas de arquivos.
Desorganização
Com o excesso de papéis impressos, os colaboradores podem sofrer com a desorganização, perdendo até duas horas diárias procurando documentos, segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos. Isso sem contar que cerca de 90% das informações, quando arquivadas, nunca mais são consultadas. Ou seja, muitos papéis são armazenados sem necessidade.
Alto consumo de papel
O consumo de papel no Brasil por habitante é de cerca de 50 kg por ano. Isso equivale a mais de 10 mil folhas de sulfite tamanho A4, o que representa quase uma árvore e meia de eucalipto. Além disso, dados da PwC indicam que cerca de 1 bilhão de cópias são feitas no mundo todos os dias. Imagine só o impacto ambiental.
Custo elevado
O gasto com papéis e impressões só é percebido quando colocamos os números na ponta do lápis. Então, vamos lá: sua empresa faz 6 mil impressões no mês, com custo do pacote de 500 folhas de papel a R$20 e do toner para cerca de 3 mil impressões a R$300. Logo, o custo foi de R$840 só com papel e tinta, lembrando que, muitas vezes, os documentos e papéis são jogados fora.
Para piorar, uma estatística mostra que as despesas das empresas com materiais de escritório, incluindo o consumo de papel e os gastos com impressões, podem chegar a mais de 20% do faturamento.
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Perda de informações
O alto consumo de papel com a geração de inúmeros documentos físicos pode acarretar em perdas e extravios de informações. Uma vez que diversos papéis podem ficar desorganizados, sem o destinatário correto e muito menos com a guarda adequada. Isso representa gasto de tempo e de dinheiro para encontrar o arquivo perdido e para emitir um novo documento.
Além disso, sem ter o armazenamento correto, os papéis correm o risco de sofrerem deterioração das folhas, afetando a legibilidade do documento.
Manutenção de salas de arquivos
Outro motivo para investir na economia de papel nas empresas diz respeito ao processo de manutenção de grandes espaços físicos para organizar e armazenar os documentos, como as salas de arquivos. Vale lembrar que ter um ambiente específico para guardar informações gera um alto custo, além de necessitar de cuidados especiais.
Isso porque os papéis costumam sofrer ataques de insetos e microrganismos, que deterioram os documentos e deixam as páginas amareladas. Além disso, esses agentes ainda podem gerar alergias e doenças respiratórias aos colaboradores. Logo, é preciso atuar de forma preventiva para evitar riscos à saúde dos profissionais.
Economia de papel nas empresas x transformação digital
Vale destacar que a diminuição do consumo de papel físico nas empresas está relacionada diretamente à adesão da transformação digital e ao uso de novas tecnologias.
Um estudo da PwC, inclusive, indica que 86% das empresas esperam usar tecnologias digitais da indústria 4.0 para ter corte de gastos e aumento de receita, que são também objetivos dos gestores com a economia de papel.
Ainda mais com o aumento do número de funcionários em home office, as empresas devem incentivar a redução na quantidade de impressões e o maior emprego de documentos digitais. O que facilita a integração, comunicação e colaboração com os demais colaboradores.
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Confira as principais ações de economia de papel nas empresas
Com todas as questões levantadas e os números mostrados até aqui, você provavelmente agora busca formas de economizar com os papéis. Vamos lá para as 7 boas práticas!
1. Uso da reciclagem e reutilização de papéis
É fundamental realizar o descarte correto do papel gerado pela empresa. Dessa forma, ele deve ser separado dos demais resíduos e destinado para reciclagem, facilitando o reaproveitamento.
Outra ação válida aqui é reutilizar arquivos impressos de maneira errada. Afinal, não é preciso jogá-los fora. Ainda é possível usá-los como rascunho para blocos de notas e também para impressão de avisos, por exemplo.
2. Digitalização de documentos
Como falamos anteriormente, a união da transformação digital e da economia de papel nas empresas resulta em redução de custos e a digitalização de documentos tem tudo a ver com este cenário.
Isso porque a solução permite que o negócio tenha documentos digitais, diminuindo impressões, facilitando a gestão e o manuseio das informações, minimizando o risco de perdas e extravios.
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3. Impressão frente e verso
Imprimir documentos dos dois lados pode parecer uma atitude simples. Mas imagina a economia que pode ser proporcionada em um mês. Ao voltar no nosso exemplo, ao invés de serem 6 mil folhas usadas, seriam 3 mil, reduzindo pela metade o valor gasto com compra de papel.
Claro que existem documentos que não podem ser impressos assim, mas sempre que possível vale usar essa alternativa.
4. Configuração correta da impressora
Ao configurar a impressora corretamente, por exemplo, sinalizando impressão em preto e branco, frente e verso e no formato adequado de acordo com seus documentos, garante-se economia de papel nas empresas e de tinta. Além disso, evita-se que a impressão saia errada e gere um custo de descarte do papel e refação.
Este aspecto de erros de impressão pode ocorrer em empresas de todos os segmentos, mas, principalmente, em hospitais. Pois essas instituições têm formatos e qualidades diferentes para a impressão de exames, por exemplo, exigindo especificações técnicas ideais para que tudo saia corretamente.
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5. Evitar impressões desnecessárias
Muitos colaboradores fazem impressões de cunho pessoal. Mas não é só isso. Mesmo quando as impressões dizem respeito a assuntos da empresa, algumas perdem o sentido, como atas de reuniões e outros documentos que serão usados uma única vez. Todos estes casos podem ser evitados.
6. Configure o texto antes de imprimir
Outro ponto que ajuda a economizar no uso de papéis é na hora de formatar o texto para imprimir. Por isso, verifique o tamanho e o tipo da fonte, assim como o espaçamento, e veja se não tem como adequar o estilo para evitar desperdícios e utilizar menos folhas na impressão.
A revisão do conteúdo também é importante neste sentido, pois elimina o risco do arquivo conter erros e precisar ser reimpresso.
7. Conscientização dos colaboradores
Não adianta realizar todas as ações de redução de consumo e não conscientizar os colaboradores. Afinal, muitas vezes, os funcionários imprimem documentos pessoais, fotos, contas, entre outros itens, sem pensar no consumo de papel e no gasto gerado para a organização.
Então, é importante mostrar para a equipe que a empresa se importa com os cuidados com o meio ambiente e, por isso, passou a adotar as medidas de controle e restrição no uso de papéis. Assim, é possível engajá-los em prol das práticas implementadas.
Outra estratégia de motivação para a economia de papel nas empresas é a criação de metas para redução do consumo com premiação aos departamentos com resultados atingidos. Competições também podem ser organizadas para estimular essa redução.
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