A gestão eletrônica de documentos é uma estratégia indispensável para as empresas que buscam assegurar a proteção dos dados de seus clientes e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Com a mentalidade focada em um planejamento mais amplo voltado à segurança da informação, os líderes de negócios podem evitar uma série de incidentes que prejudicam o funcionamento normal das atividades, como os vazamentos, ataques cibernéticos, violações, roubos e sequestros de dados.
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Tratar essa questão com cuidado é fundamental por conta do crescimento das ameaças virtuais nos últimos meses. Isso porque, segundo estudo do FBI, o número de crimes cibernéticos aumentou em 300% desde o início da pandemia do coronavírus.
E esse problema não é recente. Um levantamento da Universidade de Maryland revelou que a cada 39 segundos acontece um ataque hacker em computadores conectados à internet.
Recentemente, inclusive, o Brasil passou por uma situação alarmante de vazamento de dados. Após uma invasão, hackers tiveram acesso a dados pessoais de 223 milhões de brasileiros, incluindo números de CPF, endereços, impostos de renda, score de crédito e dados cadastrais de serviços de telefonia.
Por conta de situações como essa, as marcas devem buscar ao máximo evitar esse tipo de incidente, que fere a imagem da companhia e diminui a confiabilidade do negócio. Para isso, adotar estratégias como o GED é fundamental.
Mas como o que é um vazamento de dados? É possível evitar essa adversidade com a gestão eletrônica de documentos? Para responder essas perguntas, nós, da Doc Int, preparamos um conteúdo especial. Confira:
O que são vazamentos de dados?
Em linhas gerais, pode-se definir esse incidente como a disseminação ilegal de informações pessoais das mais diferentes categorias, envolvendo muitas vezes até senhas de redes sociais ou contas bancárias.
Para isso, existem uma série de possíveis origens, sendo as invasões de hackers aos sistemas das empresas a forma mais recorrente. Um dos caminhos mais comuns para esse tipo de ataque é por meio de arquivos enviados por e-mail.
Quando estão contaminados com vírus, esses documentos tornam-se uma ameaça, pois podem explorar as vulnerabilidades dos softwares e, dessa maneira, obter uma base de dados repleta de informações de milhares de consumidores.
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Existem também situações em que o roubo de dispositivos, como celulares e computadores de um funcionário, inicia a invasão, dando aos criminosos o acesso ao sistema.
Vale citar, ainda, a possibilidade de os ataques serem gerados por erros e falhas humanas dos colaboradores.
Independentemente do motivo, as empresas devem buscar estratégias para evitar esse problema, de maneira a estar em conformidade com a LGPD.
O que diz a LGPD?
Em vigor desde agosto de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais tem como objetivo justamente proteger os clientes dessas ameaças e orientar as empresas sobre o que fazer para evitar essas situações.
Caso a invasão já tenha acontecido, essa norma recomenda uma série de práticas para minimizar os prejuízos. São eles:
- Comunicar o acontecimento à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
- Relatar o problema para os clientes.
- Identificar a origem do ataque.
- Reparar os danos provocados pelo vazamento.
É importante lembrar que é indispensável também reforçar o foco na prevenção dessas adversidades para reduzir a possibilidade de multas.
A LGPD diz que, dependendo da gravidade, as marcas podem receber multas de até 2% do faturamento do negócio, em valor limitado a R$50 milhões.
Mas como evitar essas situações? Uma maneira efetiva para isso é contar com a gestão eletrônica de documentos. Saiba mais:
Como a gestão eletrônica de documentos ajuda as empresas
Também conhecido como GED, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma estratégia essencial para as marcas que buscam uma administração mais capacitada de todas as informações sensíveis.
Para isso, são utilizadas tecnologias que viabilizam maior segurança no armazenamento em nuvem de tais informações, utilizando servidores confiáveis para evitar qualquer ameaça. Além disso, são adotadas estratégias, como o controle de acesso dos usuários, a rastreabilidade dos documentos e a criptografia de ponta a ponta.
Com a gestão eletrônica de documentos da Doc Int, por exemplo, é possível ter a confiança que todas as recomendações da LGPD e de outras Políticas de Privacidade serão seguidas para evitar qualquer situação adversa.
A Doc Int possibilita, também, que projetos customizados sejam feitos pensando no funcionamento de cada negócio, de modo a adaptar essa tecnologia da melhor maneira para cada setor.
Quer saber mais sobre como a gestão eletrônica de documentos pode ajudar a sua empresa a se modernizar e se adaptar às novas diretrizes do mercado?
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