O processo de adaptação à nova rotina em home office não é fácil. Diversas novas práticas devem ser trabalhadas para providenciar um maior sucesso nesse processo, como é o caso da gestão de documentos digitais.
Essa estratégia é fundamental em um cenário em que os líderes precisam garantir uma maior segurança contra ataques cibernéticos, que aumentaram nos últimos anos.
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Vale citar que, segundo levantamento da Canalys, o número de ataques virtuais registrados no ano de 2020 foi maior do que os ocorridos nos 15 anos anteriores somados.
Com esse perigo constante, faz sentido que os gestores busquem maneiras de se preparar para evitar esses riscos durante o período de pandemia.
Uma pesquisa do Gartner, inclusive, apontou que 52% dos profissionais de alto nível em compliance consideram que a cibersegurança é o grande desafio do momento.
Por isso, deve-se fazer um planejamento profundo, que englobe o reforço das equipes de TI, a gestão de documentos digitais e até mesmo treinamentos corporativos que eduquem os funcionários sobre as melhores práticas.
Em um país como o Brasil, que ocupa apenas a 42ª posição no ranking de nações que detêm mais conhecimento sobre os riscos de ataques cibernéticos, segundo a Olyver Wyman, essas medidas devem ser tomadas com urgência.
Nesse sentido, nós, da Doc Int selecionamos os principais desafios que as empresas e seus funcionários podem ter que lidar e dicas para ter sucesso nesse processo. Confira:
Principais desafios de segurança na gestão de documentos digitais
Para as empresas
Uma das principais questões que aparecem quando o assunto são ameaças cibernéticas é a necessidade de elaborar medidas que evitem os vazamentos de dados.
Além de afetar a imagem da marca no mercado, esse incidente pode trazer um grande prejuízo financeiro em razão de políticas, como a LGPD, que institui multas de até 2% do faturamento anual do negócio, com valor máximo de R$ 50 milhões.
Nesse sentido, deve-se buscar maneiras de ter maior sucesso no manuseio de dados sensíveis dos clientes e a gestão de documentos digitais é uma ótima forma de atingir esse objetivo, pois promove o armazenamento em nuvem dos arquivos em servidores seguros.
Outra grande dificuldade da adaptação para o home office é que, muitas vezes, o desconhecimento das melhores práticas por parte dos funcionários pode trazer perigos como o ataque aos servidores.
Nesse sentido, os gestores devem desenvolver treinamentos corporativos efetivos para prevenir situações como essa. Assim, evita-se que longos períodos inatividades dos sistemas aconteçam e prejudiquem o andamento da empresa.
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Para equipes de TI
Os profissionais de tecnologia da informação também foram afetados pelas transformações que as novas dinâmicas de trabalho trazidas pela pandemia trouxeram.
A necessidade do trabalho descentralizado impõe um desafio considerável, pois requer uma reestruturação das estratégias para assegurar a segurança dos dados das empresas, mais expostos por conta da falta de uma rede privada de internet que possa ser acessada pelos colaboradores.
Outra dificuldade foi gerada pela necessidade do uso de equipamentos pessoais para a realização das tarefas, o que também aumenta os riscos de ataques virtuais.
Por conta dessas dificuldades de adaptação ao home office e a diminuição da segurança cibernética, as equipes de TI têm que lidar com uma demanda de trabalho cada vez mais alta, seja para a prevenção de vazamentos ou para a reparação de sistemas invadidos, além de atender às demandas dos colaboradores com dificuldades técnicas.
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Para os funcionários
Por fim, vale citar o quão importante é, para os membros do time, lidar com uma mudança de estruturas de um dia para o outro. Acostumados com a rotina de ir até a empresa para trabalhar, os funcionários tiveram que adaptar-se de maneira repentina, sem mesmo uma preparação inicial para isso.
Logo, os gestores devem ensinar os caminhos mais efetivos para atuar com os desafios atuais de cibersegurança, como a definição de senhas mais fortes para defender de ataques, bem como a instalação de antivírus confiáveis e atualizados para lidar com as investidas dos cibercriminosos e proteção da rede.
Além do mais, para ter sucesso na proteção de dados no home office, os profissionais precisam ter consciência da importância da gestão de documentos digitais para restringir as ameaças.
Essa estratégia permite que a equipe tenha acesso a servidores protegidos com uma segurança reforçada e que contam com medidas, como o controle de acesso para evitar invasões.
Tenha sucesso na gestão de documentos digitais com a Doc Int
Os líderes que buscam implementar práticas que promovam uma boa gestão de documentos digitais devem reconhecer a importância de ter à disposição as soluções da Doc Int.
Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Doc Int, as empresas têm a garantia de que estão preparadas para lidar com a transformação digital e superar os desafios do home office.
Isso porque, ao utilizar o GED, pode-se ter maior segurança nos servidores e sistemas, além de contar com um armazenamento em nuvem protegido. Soma-se a isso a outro benefício indispensável: a confiança de que todas as ações estão em conformidade com a LGPD e outras Políticas de Privacidade.
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