A digitalização de documentos promove inúmeros benefícios para as empresas que escolhem este caminho, como maior eficiência, produtividade e redução de custos operacionais.
Mas, para transformar os documentos físicos em digitais com segurança, é preciso conhecer as etapas que devem ser organizadas e estruturar os processos de digitalização.
Neste conteúdo, vamos abordar as razões para as organizações investirem na digitalização de documentos e os principais passos que os gestores devem seguir para implementá-la!
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Principais motivos para realizar a digitalização de documentos
Antigamente, era obrigatório que as empresas tivessem pastas, estantes, armários e até salas inteiras para arquivamento de documentos físicos. O que tornava o trabalho de guardar materiais e também de encontrá-los bastante complexo e desafiador, gastando muito tempo de profissionais e gestores.
No entanto, a transformação digital chegou e, junto com ela, vieram tecnologias para facilitar os processos envolvendo os documentos. Assim, se tornou possível realizar todo o armazenamento, estruturação e categorização de arquivos, com amplo espaço de memória virtual e ferramentas de busca.
Tudo isso melhora e muito a organização documental e a gestão de dados. Porém, se você ainda tem dúvidas sobre as vantagens da digitalização de documentos, vamos apresentar alguns motivos para você investir agora na digitalização. Veja:
Economia: tanto com a redução de custos com a impressão dos arquivos e a diminuição do consumo de papel, quanto com o aumento de produtividade da equipe sem a perda de tempo na procura por informações.
Maior agilidade: se antes o processo de armazenamento de documentos era difícil e a pesquisa por dados era bastante trabalhosa, agora tudo fica mais fácil com a digitalização, otimizando o fluxo de trabalho.
Gestão de documentos eficiente: com a digitalização, a consulta a documentos, arquivos, informações e pesquisa de dados é simplificada, com mobilidade, flexibilidade e na palma da mão. E os gestores ainda podem criar autorizações de acesso aos usuários.
Minimização de riscos: a digitalização de documentos evita a perda e o extravio de informações, além de reduzir os riscos de fraude.
Maior sustentabilidade: com menor utilização de arquivos impressos, é possível realizar medidas sustentáveis para garantir a economia de papel nas empresas, contribuindo com o meio ambiente.
Como fazer a digitalização de documentos em 8 passos
Depois de conhecer tudo o que a digitalização pode fazer pelo seu negócio, separamos um passo a passo simples e prático para realizar o processo de maneira correta. Vamos lá!
1. Definição de uma equipe
Para tornar a digitalização mais rápida, disponibilize profissionais responsáveis para atuar nos procedimentos, garantindo que os arquivos corretos sejam transformados em documentos digitais, com segurança, armazenamento adequado, liberação de acesso aos usuários permitidos e sem duplicações.
2. Planejamento
Além de ter colaboradores alocados nessa atividade, é importante ter um planejamento completo do que deve ser digitalizado e guardado. Então, os gestores devem responder perguntas como:
- O armazenamento será na nuvem ou em servidores locais?
- Como será feito o acesso aos documentos após a digitalização?
- Qual a validade de cada documento armazenado?
- Depois de quanto tempo eles podem ser descartados?
- Quem poderá fazer a consulta dos arquivos?
- Como os profissionais podem compartilhar informações dos arquivos?
- A captura de documentos será centralizada ou descentralizada?
- Entre outros
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3. Capacidade de armazenamento
A maioria das empresas possui um alto volume de arquivos e informações a serem retidos. Portanto, é fundamental contar com um parceiro para o armazenamento em nuvem. Então, os gestores devem buscar opções e analisar as propostas de guarda eletrônica de documentos.
4. Definição do controle de acesso
Como já mencionamos antes, no processo de digitalização de documentos, é possível determinar as permissões dos usuários para consultar determinados arquivos de acordo com suas funções dentro das empresas. Assim, os gestores devem criar as regras para o controle de acesso.
5. Separação e categorização de arquivos
Para a pesquisa posterior de informações ser rápida e eficiente, é preciso que os responsáveis pela digitalização façam a separação dos tipos de arquivos, criação de categorias e indexação corretamente.
6. Preparação dos documentos
Depois de todo o processo de estudo, análise e planejamento, chega a hora de colocar a digitalização em prática. Mas, antes, é preciso deixar os documentos aptos, com a retirada de grampos, clipes e outros elementos que possam danificar o scanner. Uma higienização em documentos antigos também pode ser necessária para garantir a legibilidade das informações.
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7. Digitalização e controle de qualidade
Há muitos gestores que pulam os passos anteriores e iniciam o processo diretamente pela etapa de digitalização, pensando que transformar os arquivos é o que realmente importa. No entanto, os itens listados acima são essenciais. Então, chega-se ao ponto de reproduzir os materiais físicos no formato digital com scanners de alta qualidade.
Para garantir cópias fidedignas às originais, é preciso ajustar a resolução da imagem e o tamanho do arquivo às necessidades de cada documento. E, para atestar a qualidade, a boa definição e a legibilidade das cópias, vale a pena utilizar um controle para verificar erros, como manchas, defeitos e riscos nos arquivos digitais.
8. Disponibilização dos arquivos
Com a digitalização concluída e a qualidade comprovada, garanta que os documentos sejam salvos em um sistema de gerenciamento eletrônico com todas as informações importantes para serem localizados facilmente. O passo seguinte e final é a disponibilização dos arquivos na plataforma, com autorização para os usuários abrirem os documentos e consultarem as pastas com segurança.
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