Uma dúvida comum entre os gestores de RH é como administrar o volume de documentos gerados nas empresas. Neste sentido, a organização documental é essencial para padronizar o armazenamento e a guarda de arquivos, facilitando a consulta de informações.
Desta forma, essa prática gera diversos impactos positivos, desde a simplificação de processos internos, otimização do fluxo de trabalho nos setores que lidam com arquivos, como o RH, e partilha de documentos entre os colaboradores até a gestão de toda a informação produzida.
Vale destacar que esse serviço tem como objetivo adotar técnicas de gerenciamento de arquivos para garantir o monitoramento e o controle do tráfego de documentos.
Afinal, os gestores gastam aproximadamente quatro semanas por ano apenas procurando informação, segundo estudo da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD). Ou seja, a organização documental se faz necessária. Outros números interessantes da associação mostram que:
- Cerca de 90% das informações, quando arquivadas, nunca mais serão consultadas novamente;
- 95% das consultas a arquivos armazenados são de informações com menos de três anos.
No entanto, para implantar a organização documental, é preciso levar em conta a estrutura de cada empresa, considerando cada departamento que produz e trabalha com arquivos, as funções de negócios e como são gerados os documentos.
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Principais benefícios da organização documental
Já citamos algumas vantagens de investir no gerenciamento de documentos, mas vamos ver mais benefícios, que podem contribuir com melhores resultados nas empresas:
- Redução de documentos em papel;
- Acesso fácil e eficiente às informações;
- Ganho de rapidez e produtividade;
- Otimização de espaços físicos;
- Segurança de dados na guarda da documentação;
- Eliminação de documentos duplicados ou desnecessários
- Redução de custos.
Passo a passo para fazer a organização documental
Como visto, a organização documental vai ajudar a catalogar, padronizar e acondicionar os arquivos. Assim, as empresas com grandes demandas de documentos podem melhorar seu armazenamento e tornar a localização mais fácil. Para isso, é necessária uma avaliação prévia de todos os setores de negócio.
Com tal levantamento em mãos, é possível definir o método ideal de arquivamento a ser usado e iniciar a organização. Para auxiliar os gestores neste desafio, listamos os principais passos a serem adotados no desenvolvimento do processo.
1. Digitalização
A organização documental começa com a digitalização dos materiais e informações, transformando-os do formato físico para o eletrônico. Com isso, os gestores podem evitar o armazenamento em enormes arquivos de papéis e facilitar o processo de organização no meio digital, garantindo segurança, conservação, reduzindo o risco de perdas e extravios.
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2. Preparação e indexação
Neste ponto, verifique os documentos originados, as finalidades, o número de vias, o fluxo interno de informações e de trabalho, as autorizações de consulta e acesso. Desse modo, os arquivos podem ser indexados em um sistema de gerenciamento eletrônico de acordo com as demandas e necessidades das empresas, com campos pesquisáveis.
3. Classificação
Para garantir a correta catalogação das informações, descreva e classifique os arquivos de forma detalhada e padronizada. Com os procedimentos unificados, fica mais fácil diferenciar, reconhecer e indicar os documentos, bem como recuperar dados.
4. Identificação visual
Para os documentos que ainda precisam ser mantidos no formato físico ou acabam ganhando cópias digitais para os papéis, é fundamental adotar uma identificação visual nos arquivos. Podem ser adesivos de papel, etiquetas, visores de pastas ou de arquivos, por exemplo.
5. Definição do ciclo de vida dos documentos
Na organização documental, as informações devem ser armazenadas com controle de temporalidade. Então, é possível colocar prazos para publicação e aprovação de documentos, guarda dos arquivos, transferência, reencaminhamento e até eliminação dos mesmos.
6. Busca e localização de arquivos
Com toda a estrutura montada e a gestão eletrônica de documentos, os colaboradores têm ferramentas para pesquisar e localizar os arquivos, podendo consultar ou eventualmente realizar edições e atualizações. Além disso, os gestores possuem instrumentos de gerenciamento do tráfego de informações, controle de acesso de quem pode visualizar e mexer em cada documento.
7. Treinamento da equipe
Para garantir a organização documental adequada e fortalecer a transformação digital no seu negócio, é importante conscientizar e capacitar a equipe para manusear as informações, assim como dar continuidade ao processo de gestão implementado.
8. Conte com um parceiro especializado
Como último passo, os gestores devem contar com uma empresa especializada, experiente e com profissionais qualificados para aplicar as melhores soluções de gestão documental.
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