Os desafios financeiros atuais tem feito com que as companhias estejam constantemente avaliando estratégias para reduzir custos e esse objetivo pode ser alcançado com mudanças simples, mas significativas, como tornar o controle de impressão mais eficiente.
O bom gerenciamento de impressões garante economia de recursos, mas também melhora a produtividade dos times. Saiba mais sobre o tema a seguir!
Veja ainda: Serviço de outsourcing de impressão: o que é e principais vantagens
6 dicas para um controle de impressão eficiente na empresa?
O controle de impressão reduz desperdícios, otimiza o aproveitamento de insumos, eleva a segurança de documentos sigilosos e melhora o gerenciamento de documentos no longo prazo.
A seguir, confira 6 dicas para melhorar o controle de impressão da empresa e torná-lo mais eficiente!
1. Conscientizar os colaboradores
O primeiro passo para aumentar o controle de impressão da empresa é educar os colaboradores quanto às novidades, promovendo uma conscientização em relação ao uso do papel e dos recursos da companhia.
É essencial para o sucesso do processo que além das ferramentas e soluções adequadas, os colaboradores estejam comprometidos com essa otimização dos recursos.
2. Estabelecer metas
As cotas de impressão auxiliam no controle ao limitar a quantidade de impressões por profissional ou departamento, o que permite um uso mais consciente dos recursos.
Essa técnica auxilia ainda a estabelecer metas de impressão, focando sempre em reduzir a utilização de recursos desnecessários.
3. Faça auditorias
Muitos gestores ignoram que processos simples e cotidianos, como a impressão, também demandam um controle rígido, com auditorias para averiguar se o uso dos recursos da companhia está sendo consciente e estratégico.
Com uma solução que permite o controle centralizado das impressões, é mais fácil realizar auditorias e verificar a eficiência das transformações na área.
4. Adote a impressão segura
Problemas recorrentes do setor de impressão incluem documentos que são esquecidos na bandeja, extraviados ou pegos por engano, o que aumenta a vulnerabilidade dos processos e resulta em novas impressões desnecessárias.
Dessa forma, é importante adotar um sistema de impressão seguro, como com autorização via crachá, para que apenas os profissionais responsáveis tenham acesso.
5. Incentive o uso de documentos digitalizados
Muitos documentos impressos poderiam ser gerenciados digitalmente sem comprometimento da operação, dessa forma, a empresa pode reduzir os custos dessa área com um incentivo maior à digitalização de documentos.
Essa prática também facilita o home office, por exemplo, pois com o acesso aos documentos online os profissionais podem atuar de qualquer lugar.
Leia também: 5 formas de otimizar a gestão de documentos no home office
6. Invista em um outsourcing de impressão
O outsourcing de impressão é uma solução a ser considerada quando a empresa quer reduzir custos na área e aumentar a eficiência dos processos. Isso porque o recurso garante vantagens como:
- Serviço de impressão de qualidade;
- Redução de custos operacionais;
- Controle de impressão centralizado e automatizado;
- Aumento da segurança de dados;
- Configurações personalizadas para definir usuários que podem ou não imprimir documentos específicos;
- Reposição de insumos, com otimização do uso;
- Manutenção preventiva e corretiva, reduzindo tempo de inatividade do serviço;
- Substituição do equipamento quando necessário.
Portanto, o outsourcing de impressão garante um controle rígido e eficiente dessa área, fornecendo aos gestores dados importantes sobre impressões, cópias e digitalizações que permitem a otimização constante.
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