Otimizar custos é um desafio constante dos gestores de diversos tipos de empresas e as impressões são um grande gargalo. Afinal, os colaboradores exageram em impressões desnecessárias de papéis, além de arquivos pessoais. Neste sentido, os serviços de impressão são uma solução valiosa que pode ajudar as empresas.
Vamos entender melhor do que se tratam esses serviços de impressão, como eles podem ser aliados da gestão de custos e a importância de calcular o gasto com impressão para identificar o potencial de economia.
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Importância da gestão de impressão eficiente
Uma empresa, normalmente, possui inúmeros funcionários com acesso à rede e ao parque de impressoras, que podem fazer impressões quando e como quiserem. Em geral, os gestores nem se preocupam muito com esse gasto. Isso porque, à primeira vista, parece ser pouco e não impacta diretamente o negócio.
No entanto, segundo estudo do IDC, entre 1% e 3% do valor recebido de uma organização é gasto com impressões internas. Então, é preciso evitar exageros, porque são diversas as despesas associadas às impressões, como veremos mais para frente.
Neste cenário, a gestão de impressão precisa ser realizada de modo eficiente para garantir o centro de custos sob controle. Por isso, algumas medidas devem ser adotadas para atingir tais resultados, como por exemplo:
- Definir permissões de acesso dos funcionários para impressão;
- Estipular políticas e regras de impressão para somente quando forem documentos necessários;
- Determinar uma cota ou quantidade de impressões mensais por usuário;
- Conscientizar a equipe sobre impressões desnecessárias;
- Apoiar o uso de documentos digitalizados;
- Adotar serviços de impressão que fazem todo o gerenciamento do parque de impressoras;
- Entre outros.
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Quais os custos gerados com as impressões?
Fica claro que você deve se preocupar com o cálculo do custo de impressão para descobrir se está perdendo dinheiro ou não.
Entre os insumos básicos, estão a compra de papel, tinta, toner preto e colorido, além das demais peças consumíveis, como cilindro preto e colorido, revelador, fusão e belt, que são componentes necessários para os equipamentos.
Só para ter uma noção como cada tipo de elemento impacta o gasto final, vamos a um exemplo prático em relação ao papel. Uma resma com 500 folhas pode custar de forma estimada R$15. Se a empresa realiza 3 mil impressões por mês, é preciso 6 pacotes, gerando o custo de R$90.
A própria impressora é uma despesa que deve ser computada. Até porque ela precisa ser trocada periodicamente, já que é possível imprimir entre 20 mil e 30 mil folhas durante sua vida útil. Vale lembrar aqui que um modelo custa, em média, R$500.
Mas a lista de itens a serem considerados na gestão de custo de impressões não para por aí e você deve somar outros requisitos. Afinal, se tudo não for contabilizado, a conta não vai dar certo.
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Gastos escondidos nas impressões
Como falamos, há outros custos que não são tão facilmente observados, como a manutenção preventiva de impressoras, scanners e demais componentes, para evitar problemas, que afetem sua disponibilidade e interrompam os serviços.
Isso sem falar na manutenção corretiva, quando ocorre algum defeito grave, quebra de equipamento ou uma paralisação sem causa aparente. Estas atividades de reparos englobam o tempo dos profissionais de manutenção e a compra de peças e ferramentas para a correção, aumentando o custo total envolvido.
Na questão de peças sobressalentes, inclusive, é importante ter um estoque com os principais componentes para substituição, como cartuchos e toners, para que não fiquem em falta em caso de necessidade. Nesta situação, a empresa se depara ainda com o custo de estoque e até de logística, se for preciso fazer o transporte dos elementos da sede para uma filial por exemplo.
Outro gasto é com a depreciação de equipamentos, seja pela perda de qualidade nas impressões ou no aspecto físico das impressoras. Com isso, é necessário realizar reparos. Assim como, também ocorre a atualização do parque de impressão, a partir da necessária troca de equipamentos obsoletos.
Por fim, vale lembrar o custo de energia a partir do uso dos equipamentos de impressão, que podem ter um alto consumo de eletricidade. Aqui, é recomendado usar impressoras maiores e mais rápidas, que ajudam a reduzir esses gastos.
Como os serviços de impressão podem minimizar tais despesas
Com tudo que vimos até aqui, ao somar todos os valores tangíveis e intangíveis, dá para comprovar que o custo de impressão é realmente subestimado nas empresas e pode trazer um impacto muito mais significativo do que o imaginado.
Ao fazer o cálculo total e conhecer o quanto custa para imprimir cada página, é possível identificar fontes de desperdícios e gastos desnecessários. Com esse conhecimento em mãos, fica mais fácil administrar as despesas e ter maior controle.
Neste sentido, os serviços de impressão são responsáveis por contribuir na redução de custos e na gestão completa do parque de impressão.
Isso porque a contratação de empresas especializadas no assunto permite usar suprimentos de qualidade, escolher as impressoras certas para as demandas do negócio e evitar a ociosidade de equipamentos, mantendo apenas o número de máquinas essenciais para as necessidades e garantindo a sua utilização.
Além disso, os serviços de impressão promovem diversas vantagens, como:
- Manutenção preventiva e suporte técnico;
- Rápida troca de peças e suprimentos;
- Atualização tecnológica;
- Monitoramento e controle da impressão, com gerenciamento de usuários e quantidade de impressão;
- Impressão com segurança;
- Relatórios completos de acessos e impressões.
Com todos esses recursos dos serviços de impressão e a minimização de impressões desnecessárias, as empresas podem reduzir de 15% a 30% dos gastos.
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