Um dos desafios dos gestores e da equipe de recursos humanos é garantir que os documentos de RH sejam armazenados e mantidos de forma adequada. Até porque este é um departamento da empresa que lida com diversos documentos e contratos dos trabalhadores, fornecedores e da própria organização, além de materiais financeiros, administrativos e contábeis.
Então, é preciso tomar todos os cuidados com o manuseio e a manutenção dos documentos de RH. Assim, é possível evitar a deterioração dos arquivos, eliminar os riscos de perder ou não achar o material quando for necessário e ter as informações sempre na mão para a utilização dos colaboradores.
Como consequência de uma correta gestão, organização e conservação dos documentos, a empresa como um todo pode usufruir de inúmeros benefícios.
Afinal, há ganhos de produtividade e eficiência nos processos, otimização do fluxo de trabalho, menos perda de tempo, maior segurança da informação, controle de quem teve acesso a cada material e, obviamente, uma economia substancial.
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Qual a importância da correta gestão dos documentos de RH?
Como vimos acima, já dá para identificar uma série de aspectos que mostram a relevância de cuidar corretamente dos arquivos e materiais da área de recursos humanos. Isso porque, apenas com o armazenamento apropriado, o setor terá maior rapidez e confiabilidade nos processos.
Mas não é só isso. Outro ponto essencial diz respeito ao cumprimento de regras para a guarda de documentos de cada um dos funcionários, como por exemplo, a documentação de pagamentos, de 13º salário, valores de férias e direitos trabalhistas.
Se não houver o armazenamento e a preservação desses arquivos, a empresa corre o risco de perder processos trabalhistas na Justiça e ainda sofrer multas.
Por quanto tempo os documentos de RH devem ser guardados?
Com o conhecimento de que os documentos de RH devem ser armazenados por anos, é importante saber com exatidão qual o prazo que cada um precisa ser mantido. Vamos ver abaixo uma lista com seu respectivo tempo de guarda. Assim, é possível inclusive iniciar o processo de organização dos arquivos.
Armazenamento por 2 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, aviso prévio e pedido de demissão.
Prazo de 3 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), sendo contabilizado a partir da data do envio ao Ministério da Economia, antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Guarda por 5 anos
Aqui são muitos os documentos de RH, como acordos de compensação de horas e de prorrogação de horas, controle de ponto, atestado médico, comunicação de Acidente de Trabalho, Mapa Anual de Acidente de Trabalho e processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).
Além destes, também há a Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana, o comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional, a comunicação de dispensa e requerimento do seguro desemprego, os recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º de férias e os documentos relativos ao vale-transporte e alimentação.
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Período de 10 anos
Comprovante de cadastramento PIS/PASEP, comprovante de retenção do INSS, folha de pagamento, Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e afastamentos.
Prazo de 20 anos
Exames médicos (admissionais, periódicos e demissionais), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário.
Guarda por 30 anos
Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS), Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
Tempo indeterminado
Contrato de Trabalho, livro ou ficha de registro de empregados e livro de registro da CIPA.
Fica claro que são muitos documentos de RH e a pergunta que fica para os gestores é como garantir a organização de todos eles com eficiência. Vamos ver a seguir!
9 dicas para armazenar e conservar os documentos de RH
Para auxiliar as equipes de RH neste processo de organização dos extensos arquivos, vamos apresentar boas práticas. Não perca!
1. Identificação das demandas
Para iniciar o processo de organização de forma adequada, é essencial conhecer e identificar as demandas organizacionais específicas do setor de RH da sua empresa em relação aos documentos.
Neste sentido, os gestores devem saber os aspectos legais, fiscais e trabalhistas que envolvem a guarda dos documentos, além das particularidades e do segmento de atuação do seu negócio.
Por exemplo, de acordo com o segmento, é possível precisar de documentações extras para serem armazenadas. Ou ainda, conforme o regime de contratação na empresa, seja pela CLT (Consolidação de Leis Trabalhistas) ou prestador de serviços via pessoa jurídica, é necessário entender os documentos requeridos em cada caso.
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2. Definição do local
Imagine a bagunça e a confusão ao ter diversos materiais espalhados pelo setor. Dessa maneira, a empresa pode sofrer com o extravio ou a perda do documento, além do tempo gasto na busca por informação, que já não são mais encontradas, e o retrabalho para realizar serviços.
Por isso, o próximo passo na organização é escolher um local de acesso rápido e fácil para o armazenamento dos documentos físicos.
3. Padronização de arquivos
Só ter um espaço próprio para a guarda dos documentos não é suficiente. A gestão precisa criar padrões na organização dos materiais para garantir rapidez para os colaboradores identificarem onde os arquivos estão quando necessário.
Neste caso, é possível adotar regras de formatação e padronização a serem seguidas, como nomenclatura dos arquivos, separação de acordo com a finalidade do documento e datas de início e fim do período de armazenamento.
4. Treinamento e comunicação da equipe
Com todos os parâmetros estabelecidos de padronização, o conhecimento das questões legais e a identificação das necessidades de organização, a equipe da área de RH precisa receber as informações de forma adequada a fim de saber como realizar os processos de criação e arquivamento dos documentos.
Neste sentido, os gestores devem realizar a comunicação dos procedimentos internos e o treinamento dos colaboradores para que eles executem as tarefas da melhor maneira.
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5. Controle no armazenamento
Claro que é preciso dar autonomia, engajar e confiar no trabalho dos colaboradores. No entanto, também é importante que a gestão faça auditorias recorrentes para garantir o controle do arquivamento, mantendo a organização e a conservação correta dos novos registros.
Sem contar que, durante este processo, é possível realizar o descarte de documentos de RH de acordo com os prazos estabelecidos na legislação.
6. Digitalização dos documentos de RH
Para diminuir o espaço ocupado pelo arquivo físico, reduzir o uso de papel, garantir a integridade da informação dos materiais, diminuir custos e agilizar os processos de trabalho, é possível transformar os documentos físicos em digitais.
Com a digitalização, os documentos ficam armazenados de modo virtual e permitem acesso rápido dos colaboradores às informações.
7. Gerenciamento eletrônico de documentos
Após a digitalização, o processo de gerenciamento eletrônico traz ainda mais benefícios para a gestão dos documentos de RH. Afinal, o sistema automatiza processos, assegura a preservação dos arquivos, evita os riscos de extravios, aumenta a segurança dos dados e permite o controle de versões, a permissão de acesso e a rastreabilidade dos usuários.
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8. Controle de temporalidade
Como já mencionado, são diversos os prazos para guarda dos documentos de RH. Então é preciso ter atenção em relação ao período de armazenamento de cada tipo de informação. Mas, com o gerenciamento eletrônico, também é possível fazer o controle de temporalidade, com a ferramenta avisando quando o prazo de arquivamento termina.
9. Cultura organizacional
Para a organização dos documentos de RH dar certo, os líderes devem criar e nutrir uma cultura organizacional no setor, incentivando as boas práticas de gestão de arquivos. Assim, é possível fortalecer os processos desde a identificação de demandas até o gerenciamento eletrônico, tornando essas tarefas um hábito corriqueiro da equipe.
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