Ainda subestimada por diversas empresas, a gestão de documentos de forma eficiente não é um diferencial de mercado, mas sim uma prática essencial para otimizar as rotinas de negócios e evitar problemas. Entre os processos envolvidos, o armazenamento de documentos é elemento central da estratégia.
Afinal, manter a organização, a boa conservação, o arquivamento correto e a guarda adequada das informações ajuda e muito as empresas dos mais variados segmentos, principalmente aquelas que trabalham com serviços financeiros, gerando e manuseando inúmeros documentos e dados.
Vale destacar que a ausência dessas ações na gestão e no armazenamento pode resultar em dificuldade de encontrar as informações necessárias para o desenvolvimento do trabalho.
Outras questões comuns na ineficiência ou negligência do gerenciamento de documentos envolvem a perda e o extravio de arquivos, desconhecimento de dados importantes para o negócio, duplicatas de papéis, erros e retrabalhos ao lidar com as informações.
Além disso, podem ocorrer autuações fiscais por falta de apresentação dos documentos ou até mesmo perdas financeiras por erros em cobranças e pagamentos indevidos. Ou seja, são muitos os prejuízos atrelados.
Por todos estes pontos listados, a organização documental do negócio deve ser bem estruturada e planejada. Isso engloba o desenvolvimento de estratégias claras para o armazenamento de documentos em alta performance. Veja mais a seguir!
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Por que investir no armazenamento de documentos empresariais?
Vimos logo acima os impactos de não realizar a gestão e o armazenamento de arquivos de modo correto, seja no formato físico ou digital. Mas qual a importância e as vantagens de investir no arquivamento de documentos corporativos?
De maneira geral, é possível otimizar os procedimentos administrativos e financeiros e melhorar o fluxo de trabalho nas empresas. Uma vez que, com a organização e o armazenamento adequados, fica muito mais fácil consultar informações, pesquisar arquivos, compartilhar, atualizar e enviar dados.
Além do que, a gestão realiza o controle dos usuários que podem acessar determinados documentos, de acordo com sua função no negócio, nível hierárquico e permissão para visualizar dados sigilosos ou confidenciais.
Outra vantagem diz respeito ao controle de temporalidade dos arquivos. Assim, é possível estipular prazos para o descarte de documentos que não são mais necessários serem guardados conforme os requisitos legais.
Por fim, vale falar também do incremento na segurança da informação com o armazenamento na nuvem, já que a solução possui recursos de criptografia e backup. O que evita os riscos de violações de dados e promove o compliance com as legislações de proteção de dados.
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9 ações estratégicas para o armazenamento de documentos
Com o grande aumento na produção documental e a necessidade de ter cuidados especiais na sua empresa de serviços financeiros, os gestores devem criar métodos para otimizar a gestão da informação.
Neste sentido, vale a pena adotar estratégias efetivas no armazenamento de documentos. Veja as principais:
1. Entenda as características dos documentos e suas necessidades
Para arquivar os documentos com inteligência, é preciso conhecer os papéis que são manuseados na empresa e quais as suas necessidades de acesso e pesquisa. Assim, é possível estipular o melhor formato de guarda, seja físico ou digital, e o tempo de armazenamento.
Ao conhecer tais especificidades e detalhes dos arquivos, os gestores devem elaborar uma política padrão de armazenamento e divulgar para os colaboradores realizarem o processo corretamente.
2. Realize triagem e inventário dos documentos
O inventário e a triagem de documentos ajudam na identificação e catalogação dos papéis, descartando arquivos que não fazem mais sentido e organizando as informações relevantes para a empresa. Dessa forma, os gestores separam os papéis e dados do mesmo setor.
Além disso, é possível estipular a guarda, de acordo com a fase de uso, como por exemplo: documentos correntes, que são utilizados atualmente; intermediários, com armazenamento provisório e acesso esporádico; e permanentes, que são guardados em definitivo.
3. Adote regras para acesso de usuários
Como já mencionamos anteriormente, essas normas ajudam a delimitar quem pode consultar cada documento e os tipos de alterações documentais que podem ser feitas.
Com essas práticas, a gestão proporciona maior proteção de dados, facilita o controle de arquivos, reduzindo erros e extravios, e agiliza o fluxo de trabalho.
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4. Defina os tipos e locais de armazenamento de documentos
Para fazer o arquivamento correto após a separação, a empresa deve determinar os tipos de armazenamento para cada tipo de informação, segregando em formato de papel e digital.
Depois, é possível escolher os locais físicos para instalar os armários, caixas e pastas, com ventilação, iluminação e temperatura adequada para preservação.
Ao mesmo tempo, pode-se definir a melhor opção de hospedagem e arquivamento de documentos digitais na nuvem, considerando a segurança e a capacidade de armazenamento.
5. Arquive documentos financeiros e contábeis corretamente
O armazenamento de documentos financeiros e contábeis é importante ser feito por assunto. Assim, fica mais simples encontrar as informações sobre cada tema específico, como fluxo de caixa, balanços patrimoniais, notas fiscais, DRE e outros, além de manter tudo protegido. Cada pasta também deve ter os arquivos em ordem crescente de data para facilitar.
Com isso, é possível eliminar o risco de multas e outras punições por perder e/ou não encontrar os arquivos, assim como evita duplicatas e envios errados de documentos para órgãos públicos, como a fazenda.
Vale lembrar, inclusive, que a Lei nº8.137/1990 estabelece os crimes contra a ordem tributária. Entre seus artigos, negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente relativo à venda de mercadoria ou à prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação pode gerar multa e reclusão de 2 a 5 anos.
6. Digitalize os documentos
Até aqui, falamos bastante sobre a organização e o armazenamento de documentos impressos e digitais. Mas agora queremos destacar a importância do sistema de digitalização.
Com este processo, a empresa garante mais agilidade para acessar e pesquisar documentos, maior produtividade da equipe, otimização do tempo e melhora do fluxo de trabalho. Além disso, pode-se evitar extravios e a deterioração de informações contidas em papéis.
7. Crie uma tabela de temporalidade
Outro fator no controle de documentos é o tempo de guarda de cada um, que pode variar de dois a 30 anos. Então, uma tabela de temporalidade contribui para definir os prazos de arquivamento, minimizando a chance de dados importantes serem descartados antes do prazo devido e assegurando que o negócio tenha todos os contratos e recibos necessários.
8. Utilize o arquivamento digital de forma prioritária
Com a criação e o manuseio de inúmeros novos documentos diariamente nas empresas de serviços financeiros, lidar com tais informações impressas pode virar um pesadelo. Então, evite manter registros impressos não obrigatórios, priorizando os arquivamentos digitais e imprimindo só os documentos que não podem ficar no formato digital.
Vale destacar também que a digitalização em massa e o gerenciamento eletrônico gera economia de tempo e dinheiro.
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9. Mantenha um backup efetivo
O armazenamento de documentos com o gerenciamento eletrônico precisa ser confiável e seguro. Afinal, a não apresentação de dados, como arquivos de NF-e, livros fiscais e comprovantes de pagamentos, pode representar pesadas multas.
Então, sua empresa precisa de uma solução tecnológica sólida e com sistema de backup para garantir a recuperação de arquivos, em caso de problemas.
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