Para garantir a fluidez no trabalho, o aumento da agilidade e a produtividade nas rotinas das empresas, uma gestão de documentos eficiente se faz fundamental. Com isso, é possível promover a organização e o controle de todas as informações, documentos, contratos e outros materiais.
Afinal, os diferentes setores dos negócios, principalmente jurídico, financeiro e RH, lidam com o envio e recebimento de vários conteúdos no dia a dia, tanto para gestão pessoal, colaboração entre colegas, desenvolvimento de projetos e atendimento a clientes.
Outro departamento bastante impactado com informações e arquivos é o de TI, já que atua com diversos softwares, equipamentos e tecnologias que possuem toda uma documentação que exige o conhecimento da equipe para implementação, manutenção e atualização da infraestrutura tecnológica da empresa.
Isso sem contar a parte de análise de dados e informações, que está atrelada às estratégias de marketing, vendas, relacionamento com o consumidor, entre outros.
Logo, se não houver um controle adequado de todos esses documentos usados no dia a dia, a empresa corre o risco de sofrer uma série de problemas. O que pode causar desde a dificuldade de acompanhar processos e gerenciar tarefas até impactos na administração de projetos, gerando possíveis perdas e prejuízos.
Gestão de documentos em home office
Se a gestão de documentos já é relevante durante o trabalho presencial, este controle é ainda mais importante em tempos de crescimento do home office. Isso porque, com os funcionários atuando a distância, a disponibilidade de arquivos na nuvem é essencial.
Vale lembrar que, com a pandemia do coronavírus e o isolamento social, o home office se expandiu rapidamente. Segundo estudo da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades, já são 12 milhões de pessoas em trabalho remoto atualmente.
Além disso, de acordo com pesquisa da USP, 70% dos brasileiros gostariam de continuar trabalhando em casa. E ainda um levantamento do Gartner revelou que 90% dos líderes de RH planejam permitir que os funcionários trabalhem remotamente pelo menos parte do tempo, mesmo depois da vacina.
Neste cenário, os líderes de tecnologia da informação identificaram a necessidade de empregar estratégias e soluções de nuvem. No geral, 82% dos profissionais entrevistados elevaram o uso da nuvem, conforme levantamento da Snow Software, e 60% disseram que a utilização permanece aumentando.
Dessa forma, os documentos digitais com acesso online são uma tendência que vai ao encontro do cenário atual. Assim, é possível otimizar o home office, facilitando o uso dos materiais pelos colaboradores com segurança e proteção das informações.
Mas o que é a gestão de documentos digitais, sua importância e como fazer no home office. Vamos ver a seguir!
O que é a gestão de documentos?
Como já falamos brevemente acima, os documentos nas empresas são os mais variados possíveis e precisam ser consultados por diferentes departamentos. Por exemplo: pagamento de impostos e contas, emissão de notas fiscais, contratos de fornecedores, prontuários de pacientes, dados de TI, documentos referentes aos colaboradores e às necessidades de trabalho.
Imagine fazer tudo em arquivos de papel e com pasta, caixas e mais pastas. Caótico, não é mesmo? Logo, a gestão de documentos digitais visa ajudar a organizar os arquivos, dados e informações da organização para garantir uma fácil e rápida localização.
Como resultado, os gestores conseguem garantir o cumprimento dos prazos na realização de projetos e evitam o risco de atrasos na entrega de documentos fiscais e financeiros, o que poderia gerar multas. Além do que, também é possível evitar a perda e o extravio de documentos.
Leia também: Como aplicar a organização documental nas empresas
Por que implementar a gestão de documentos digitais?
Aplicar a gestão digital proporciona inúmeros benefícios para as empresas, como a modernização da organização, preservação da informação ao longo do tempo, sustentabilidade com a geração de menos papéis, maior praticidade e economia.
Sem contar que, com o aumento do home office, o acesso online e rápido às informações promove maior eficiência para os profissionais e gestores.
Confira mais benefícios do gerenciamento de documentos de forma digital:
- Melhoria na organização e armazenamento;
- Maior facilidade para identificar e localizar documentos;
- Menor ocupação do espaço físico;
- Agilidade na consulta a documentos eletrônicos;
- Aumento da produtividade e da colaboração;
- Diminuição de erros e retrabalhos;
- Economia de tempo e redução de desperdícios;
- Minimização de gastos;
- Atendimento a obrigações legais.
Leia também: Como reduzir custos operacionais de uma empresa com digitalização
Documentos digitais em prol da transformação digital
Outra vantagem importante da digitalização de documentos e da gestão online é o fortalecimento da transformação digital do negócio. Uma vez que é possível aumentar o uso de tecnologia nas empresas, fomentando mais inovações e apoiando o sucesso nas estratégias de adoção de novas ferramentas.
Ou seja, a digitalização é o pontapé inicial para a transformação digital e a disrupção digital das organizações.
Além disso, este processo de digitalização também permite que os gestores tenham o controle completo dos documentos digitais e do uso das informações por parte dos colaboradores.
Dessa forma, os líderes podem realizar o gerenciamento de versões, o controle de acesso dos usuários e verificar a temporalidade dos documentos. E todos os dados fornecidos pelos documentos digitais promovem maior conhecimento sobre as rotinas da empresa e o aumento da competitividade em relação à concorrência.
Boas práticas para otimizar a gestão documental no home office
Neste contexto de fundamental importância da gestão de documentos digitais, ainda mais no home office, vamos apresentar 5 estratégias para melhorar o controle de arquivos físicos e online. Veja:
1. Separar e eliminar documentos
Antes de adotar a digitalização e a gestão eletrônica, é essencial dividir os documentos. Com isso, é possível eliminar aqueles que não precisam ser armazenados. Vale a pena separá-los em:
- Arquivos que precisam ser guardados em sua forma física;
- Documentos que podem ser guardados em meios eletrônicos;
- Cópias que são digitalizadas e não precisam ser guardadas.
Leia também: Passo a passo para realizar a digitalização de documentos nas empresas
2. Organizar e identificar os documentos físicos
Depois de saber quais documentos físicos precisam ser armazenados, é necessário organizá-los. Vale a pena centralizar todos os documentos em só um local, evitando que fiquem espalhados. Os arquivos também devem ficar em um espaço ventilado e longe do calor e umidade para não sofrer deterioração.
Por fim, é importante criar uma forma de organização para facilitar a identificação, seja por assunto, nome ou data dos materiais e informações.
3. Usar tecnologias para gestão eletrônica
No caso da gestão eletrônica de documentos, os processos envolvem duas etapas. Em primeiro lugar, é fundamental digitalizar todos os arquivos, incluindo os físicos, o que vai garantir uma cópia segura e maior praticidade para pesquisar os conteúdos.
Como segundo ponto, a utilização de um sistema de gestão documental permite o armazenamento, edição e consulta de arquivos. Assim, é possível padronizar e otimizar os processos e fluxos de trabalho, além de assegurar o fácil acesso aos colaboradores, o controle para os gestores e a segurança completa.
4. Criar acessos e permissões
No sistema de gestão de documentos digitais, os gestores também devem criar permissões e restringir o acesso dos colaboradores a determinados arquivos. Afinal, nem todos os funcionários podem consultar todos os materiais da empresa, pois existem informações sigilosas do negócio.
Logo, com as restrições, só os profissionais com permissão terão acesso aos documentos estritamente necessários para concluírem suas tarefas.
5. Garantir a organização contínua
Todos estes processos de organização e gestão documental não podem ser feitos uma única vez e então serem esquecidos. É preciso manter o registro e controle dos documentos existentes, assim como promover a organização de cada novo documento, seja com a guarda física, a digitalização e o gerenciamento eletrônico.
Desse modo, a empresa não corre o risco de perder documentos ou ficar com seu armazenamento bagunçado.
Por que investir em solução especializada em gestão de documentos digitais?
Existem diversas ferramentas para a gestão de documentos na nuvem, mas é preciso ter cuidado com tecnologias não profissionais, que podem expor a sua empresa a diversos riscos, como por exemplo:
- Facilidade de acesso de hackers às informações;
- Maior chance de desorganização e perda de documentos;
- Risco dos colaboradores terem acessos indevidos e excluírem dados importantes;
- Problemas para pesquisar e achar arquivos;
- Processos manuais sem automatização;
- Falta de controle da área documental;
- Inexistência de backups;
- Ausência de controles de temporalidade;
- Entre outros.
Então, para obter ganhos expressivos de produtividade e eficiência, é preciso adotar uma solução tecnológica adequada, com suporte e que seja integrada com os processos de digitalização.
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