O setor de recursos humanos é responsável por cuidar de todos os funcionários da empresa, desenvolver talentos e gerenciar benefícios, assim como deve manter toda a documentação dos colaboradores armazenada e organizada. Para garantir maior eficiência e agilidade nos processos e fluxos de trabalho da área, é importante realizar a transformação digital no RH.
Assim, a digitalização de processos e o uso de tecnologias se tornam uma necessidade latente e urgente no RH. Isso porque, além de garantir inúmeros benefícios ao departamento, também permite aumentar a competitividade da empresa, já que o mercado todo está se digitalizando.
Da mesma forma, também é possível gerar melhores resultados no setor de recursos humanos com a automação de tarefas, a superação de problemas e gargalos de produtividade, a redução ou até mesmo a eliminação de erros humanos, além da economia gerada por todos estes pontos positivos.
Por isso, para te ajudar na transformação digital do RH na sua organização, vamos falar neste artigo sobre os benefícios de iniciar o processo o quanto antes e os elementos chave para garantir que a estratégia seja bem-sucedida. Confira a seguir!
O que é e como funciona a transformação digital?
Antes de entrar em maiores detalhes sobre a transformação digital no RH, é importante entender o que é a transformação digital. Até porque muito se fala sobre o assunto e muitos gestores querem implementar nos negócios, mas nem sempre as organizações incorporam os conceitos e estratégias corretamente.
Então, vamos lá à definição! A transformação digital é o processo de mudar a empresa como um todo, integrando tecnologia digital aos diferentes setores e aspectos organizacionais.
Mas não basta adicionar a tecnologia. É preciso também empregar mudanças significativas na cultura, nas operações, na liderança, na forma de trabalho e na geração de valor a clientes.
Assim, é possível ter colaboradores e gestores alinhados a um processo de melhoria contínua na empresa, com o apoio de tecnologias digitais, superando padrões antigos e preestabelecidos e introduzindo novas ideias e estratégias de negócios.
E, para enfatizar a importância da transformação digital nas empresas, veja só esse dado. De acordo com a IDC, a transformação digital deve movimentar, até 2022, mais de US$ 1,97 bilhão.
Principais benefícios da transformação digital no RH
Como vimos acima, o RH cada vez mais deve se tornar um setor digital e estratégico para as empresas. Afinal, o departamento ajuda a garantir a satisfação dos colaboradores de toda a empresa e a melhoria do ambiente de trabalho.
Portanto, é preciso contar com uma transformação digital no RH para otimizar as condições de trabalho e facilitar a execução das atividades, garantindo uma atuação mais estratégica dos funcionários do setor.
Alguns dados mostram o crescimento da mudança de visão sobre o departamento. Segundo uma pesquisa da Deloitte, 82% das empresas no Brasil consideram o RH digital como algo importante ou muito importante.
Outro estudo também da Deloitte revela que 56% dos negócios no mundo estão redesenhando os programas e processos de RH para implementar ferramentas digitais e móveis. Além disso, 33% das equipes de recursos humanos já usam alguma tecnologia de inteligência artificial.
Logo, os gestores de RH devem adotar as práticas e tecnologias de transformação digital o mais breve possível para sair na frente da concorrência. Confira os principais benefícios da mudança:
- Diminuição e até eliminação de trabalhos administrativos repetitivos e burocráticos;
- Maior eficiência e agilidade para atender às necessidades da empresa;
- Integração total e melhor colaboração entre o RH e o restante da empresa;
- Fim dos erros nos processos;
- Ganhos de precisão na análise de dados com tecnologias;
- Aumento da produtividade, lembrando que só 39% do tempo trabalhado é produtivo, conforme pesquisa da Workfront;
- Garantia de maior satisfação dos colaboradores;
- Melhoria também na atração e retenção de talentos, o que é muito desejado pelos gestores. Afinal, mais de 60% dos executivos de RH no Brasil enfrentam dificuldades para contratar colaboradores qualificados, de acordo com estudo do Manpower.
4 fatores para otimizar a transformação digital no RH
Com tantas vantagens, está na hora de saber os principais aspectos que devem ser levados em consideração para implementar processos, tecnologias e boas práticas na transformação digital do setor.
1. Automatização
A automação de processos é essencial para eliminar as tarefas manuais, minimizar erros humanos em procedimentos, como a folha de pagamentos, a gestão de ponto e outros, e evitar retrabalhos. Assim, com a ajuda de máquinas, é possível deixar os processos mais rápidos, ganhar agilidade, economizar tempo e atuar de forma mais estratégica.
2. Gestão da informação
Com a transformação digital no RH, os gestores possuem acesso às informações dos colaboradores, de processos organizacionais e do ambiente de trabalho. Isto é fundamental para gerar valor e conhecimento para a gestão, que pode usar tais dados para melhorar a formação das equipes e desenvolver os profissionais.
3. Segurança de dados
Com a gestão data-driven, ou seja baseada nos dados coletados dos colaboradores e da empresa, o RH poderá embasar suas decisões em evidências reais e confiáveis, com maior facilidade e fundamentação, indo além de achismos. Para tanto, é importante que a transformação digital no RH também proporcione proteção e segurança da informação por meio de recursos digitais e de criptografia.
4. Acompanhamento de métricas
Outro ponto essencial na digitalização do RH é o uso de métricas para acompanhar e medir o desempenho de equipes e de cada profissional de forma individual. Isso ajuda a identificar problemas de performance, assim como a produtividade, a motivação e o engajamento dos times nas atividades. Como consequência, é possível tomar ações para melhorar índices abaixo do esperado.
Leia também: 5 formas de otimizar a gestão de documentos no home office
Como a digitalização de documentos pode ajudar neste cenário
Como mencionamos anteriormente, a transformação digital no RH envolve diversos processos e tecnologias para mudar a empresa.
Neste sentido, a digitalização de documentos é um serviço essencial para ganhar produtividade, eficiência, agilidade, economia e redução de erros – tudo o que a transformação digital almeja. E tanto a digitalização como o gerenciamento eletrônico de documentos garantem inúmeros benefícios para a gestão do RH.
Afinal, o departamento usa muitos arquivos e informações no dia a dia. Então, contar com rápido acesso a documentos digitais facilita e muito a vida dos profissionais.
Além disso, pesquisar e encontrar em poucos minutos tudo o que você precisa em um sistema de gestão automatizado é um aliado valioso. Sem contar que a gestão ainda pode ter o controle de acesso e gerenciar o uso dos documentos na ferramenta.
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