Muitos gestores têm dúvidas sobre a implementação de um gerenciamento eletrônico de documentos (GED) nas empresas. Mas esta é uma tecnologia essencial atualmente para promover a organização correta das informações, materiais e conteúdos dos negócios, bem como garantir a segurança de dados.
Assim, o sistema para a gestão de documentos se faz necessário para apoiar diversos setores das organizações que lidam com documentos, como:
– Administrativo e financeiro: balanços financeiros, controle de fluxo de caixa, demonstrativos de resultados etc.
– Contabilidade: notas fiscais de entradas e saídas, recibos de pagamentos e de vendas, dados e cópias de despesas, extratos bancários, comprovantes de impostos e encargos trabalhistas pagos, entre outros.
– Jurídico: contrato social, contrato de trabalho, acordo de acionistas, acordo de confidencialidade, termos de uso e política de privacidade etc.
– Recursos humanos: termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso prévio, pedido de demissão, cadastro geral de empregados e desempregados, controle de ponto, atestado médico, folha de pagamento, comprovante de retenção no INSS, Relação Anual de Informações Sociais, Guia de Recolhimento do FGTS e muitos outros documentos de RH.
– Demais setores que manuseiam documentos, como a área comercial, o marketing e outros.
Como você sabe, todos esses documentos normalmente são armazenados em caixas e salas, complicando a consulta e o acesso dos funcionários, assim como o controle dos dados por parte dos gestores.
Eis que surge, então, a oportunidade de realizar o gerenciamento eletrônico de documentos. A seguir, vamos ver como funciona na prática!
O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Basicamente, o GED é responsável por promover a digitalização, o armazenamento, a gestão e o controle de acesso dos documentos. Mas não é só isso.
A tecnologia associada ao gerenciamento eletrônico permite a criação de processos para o arquivamento correto dos documentos, considerando sua natureza, os prazos necessários para ficarem guardados e as especificidades de uso, acesso e sigilo.
Com isso, é possível proporcionar uma consulta segura, rápida e de qualquer lugar aos materiais e informações para que os colaboradores executem suas tarefas. E tem mais: todos estes conteúdos ficam protegidos de extravios, danos e de vazamento de dados.
Leia também: Como a organização de documentos evita perdas e extravios
Como funciona o GED?
Como vimos, o sistema de gestão de documentos garante a guarda e a disponibilidade de todas as informações da empresa, como demonstrativos financeiros, folha de pagamento, questões tributárias e os demais.
Assim, a tecnologia faz a digitalização dos documentos, automatiza os processos de categorização, realiza o armazenamento na nuvem e conta com um recurso de pesquisa para facilitar o acesso aos arquivos.
Dessa maneira, os colaboradores podem consultar os arquivos via dispositivos móveis e até compartilhá-los. Os gestores, por sua vez, garantem a atualização dos documentos digitalizados, acompanham as últimas edições, controlam os dados acessados e quem acessou.
Outra aplicação do gerenciamento eletrônico diz respeito à extração de campos específicos dos documentos digitalizados e indexação em banco de dados, como por exemplo, a retirada de informações de um comprovante bancário e o direcionamento para uma determinada planilha.
Imagine só fazer tudo isso usando os funcionários da empresa. Demoraria um grande tempo, sem contar na perda de produtividade da equipe e ainda no risco de ocorrer algum erro humano no processo de transcrição, gerando problemas de exatidão.
Já, com a tecnologia, é possível a integração e extração de dados relacionados aos documentos de forma automatizada, evitando falhas.
Mais uma utilidade importante do GED para as empresas é o desenvolvimento de fluxos de trabalho que usam documentos e necessitam de aprovação e rastreabilidade, como no caso de contratos com clientes e fornecedores.
Quais as vantagens de usar o gerenciamento eletrônico de documentos?
Como resultado de todos os processos implementados pelo GED, sua organização obtém inúmeros benefícios. Vamos ver os principais:
1. Otimização do tempo e da produtividade
Segundo pesquisa da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), um profissional perde até duas horas por dia buscando documentos extraviados ou perdidos entre os setores da empresa.
Assim, já fica claro como a tecnologia para o gerenciamento eletrônico de documentos ajuda os negócios, com ganhos de organização, agilidade, eficiência e otimização do tempo. Além disso, não podemos esquecer a produtividade, já que o funcionário tem tudo na palma da mão para pesquisar e consultar informações sem precisar ficar procurando.
2. Maior economia
Ainda de acordo com a ABGD, grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos. E sabe qual o custo para recuperá-lo? Em média, o valor fica em US$120. Com o GED, os gestores eliminam a perda de arquivos, economizando e muito neste sentido.
A redução de custos também envolve a otimização do tempo e da produtividade dos funcionários, que podem atuar em outras funções mais estratégicas e prioritárias para as empresas do que a simples guarda, pesquisa e conferência de arquivos.
Outro ponto relativo à economia gerada está na redução ou até eliminação de espaços físicos especialmente destinados para a guarda de arquivos físicos.
3. Maior capacidade de armazenamento e ganho de espaço físico
Com a solução de gerenciamento eletrônico de documentos, cresce a capacidade de armazenamento dos arquivos da empresa, pois o ambiente disponível na nuvem tem muito mais espaço e flexibilidade para a contratação de mais espaço, se for necessário.
Ao mesmo tempo, a organização economiza espaço físico. Imagine aquela sala que é reservada para caixas, pastas e armários de documentos com excesso de cópias e impressões, mas que agora está liberada. Nela, você pode alocar novos funcionários, criar uma área de integração e aproveitar melhor o local.
4. Atualização das informações importantes
Já vimos e sabemos que muitas informações das empresas podem se perder com os arquivos físicos. O que pode prejudicar inclusive a tomada de decisões, caso sejam documentos essenciais para as estratégias de negócios.
Porém, ao adotar o GED, os dados são de fácil acesso e, com o conhecimento gerado pelas informações, os gestores podem promover mudanças nas empresas, revisar o planejamento, melhorar os processos e tornar os investimentos mais assertivos.
5. Segurança dos dados
Como já mencionado, a tecnologia tem um papel chave para a segurança dos dados. Afinal, evita que os documentos fiquem expostos aos riscos ambientais, como poeira, sol e umidade, causando a deterioração e a consequente perda dos conteúdos.
Com os documentos digitalizados na nuvem, é possível assegurar a proteção dos dados, com medidas fortalecidas de segurança, como backups e criptografia, para mitigar o risco de ataques cibernéticos.
Leia também: Como melhorar a segurança em tecnologia da informação na indústria
6. Transformação digital
Muito se fala sobre a transformação digital, mas as organizações ainda não estão totalmente digitais, embora a pandemia do coronavírus tenha acelerado um pouco este processo. Conforme levantamento do IT Trends, 92% dos executivos reconheceram que a quarentena agilizou a transformação.
Porém, ainda dá tempo de investir em tecnologias e digitalização para se destacar no mercado, sair na frente da concorrência e aumentar a competitividade. O GED pode ajudar para ter sucesso na implementação da transformação digital.
Até porque uma pesquisa do Boston Consulting Group revela que 70% dos projetos neste sentido fracassam e não atingem seus objetivos. Então, é preciso ter ao seu favor tecnologias adequadas e planejamento para que os investimentos em inovação e ferramentas tecnológicas tragam os resultados esperados.
7. Apoio ao home office
Com a crescente adesão ao home office em decorrência da covid-19, se tornou ainda mais importante manter os arquivos digitais. Assim, os gestores e colaboradores podem encontrar as informações que precisam rapidamente e tudo com acesso online.
Dessa forma, é possível também melhorar a produtividade no trabalho remoto. Segundo pesquisa da Citrix, 86% dos entrevistados se percebem igualmente ou mais produtivos trabalhando em casa e o GED pode aumentar ainda mais este índice.
Leia também: 5 formas de otimizar a gestão de documentos no home office
8. Adequação a legislações
Vale lembrar também que o gerenciamento eletrônico de documentos permite o controle de acesso aos funcionários e aumenta a segurança de dados. Uma vez que pode estabelecer diferentes níveis de permissão, de acordo com as funções e atividades desenvolvidas.
Sem contar que o GED conta com recursos como criptografia, que garante uma comunicação e troca de dados segura, e backup, promovendo a guarda das informações em um ambiente seguro caso o negócio sofra ataques e seja preciso restaurar os dados.
Com isso, as empresas se mantêm em compliance com as legislações de proteção de dados, como a LGPD no Brasil e a GDPR na Europa.
Indícios de que sua empresa precisa do GED
Com todas essas informações até aqui, se você ainda não está convencido de que vale a pena investir no gerenciamento eletrônico de documentos na sua empresa, confira alguns indicativos de que você precisa do GED no seu negócio.
É preciso reduzir espaços e despesas: se falta espaço para o armazenamento de arquivos ou você precisa cortar gastos com os ambientes destinados a esta finalidade, está na hora de aderir à digitalização e à gestão eletrônica.
Deseja ser mais sustentável: a gestão eletrônica de documentos permite que sua empresa minimize ou até elimine o uso de papéis e impressões. Como consequência, é possível ter uma empresa mais sustentável e ecologicamente correta.
Busca maior organização documental: se a sua empresa lida com uma grande quantidade de papéis e documentos e precisa de acesso rápido e ágil a dados armazenados para realizar os processos de trabalho, é preciso o quanto antes usar o GED para melhorar a organização.
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