Implementar ações de economia é um dos principais objetivos das organizações de diferentes segmentos. Então, saber como reduzir custos operacionais de uma empresa, principalmente do setor financeiro, é fundamental para os gestores.
Com medidas eficientes, é possível garantir a saúde financeira do negócio e obter inúmeros benefícios, como aumento dos resultados, maior rentabilidade, planejamento futuro, direcionamento de lucros e investimentos mais acertados.
Afinal, vale lembrar que, somente neste ano, 716 mil empresas fecharam as portas, de acordo com dados do IBGE. Claro que muitas dessas situações envolveram ainda a crise provocada pela pandemia do coronavírus.
No entanto, ainda assim, fica clara a importância de cuidar dos gastos e despesas da empresa para evitar problemas maiores, como inadimplência e fechamento.
Ou seja, para minimizar esses riscos, como reduzir custos operacionais de uma empresa se torna um elemento central. Mas nem sempre as estratégias são efetivas e trazem o retorno esperado. Segundo pesquisa da KPMG, apenas 7,76% dos entrevistados atingem ou superam a meta de economia de gastos.
Entre as principais barreiras para otimizar os custos, estão a inadequação dos processos, falta de eficiência operacional e ausência de transparência.
Neste sentido, os serviços digitais e o uso de tecnologias, como digitalização de documentos e gestão eletrônica, podem ajudar e muito. Afinal, além de impulsionar a transformação digital nos negócios, promovem maior eficiência, produtividade, economia em diversos aspectos e melhor controle.
Como a digitalização e a gestão de documentos podem ajudar
As empresas em geral lidam com uma série de documentos. Dessa forma, precisam armazenar e organizar os arquivos, assim como pesquisar e consultar informações deles. Isso exige dedicação tanto para realizar a correta identificação e guarda dos materiais, como para procurar e encontrar os dados necessários.
Já deu para imaginar o tempo e o gasto nesses processos todos, sem contar o impacto no fluxo de trabalho, na perda de produtividade e na falta de agilidade para ter os documentos na mão sempre que preciso. O que também gera prejuízos para os negócios.
Leia também: Como aplicar a organização documental nas empresas
Então, na realidade das companhias do setor financeiro, como bancos e instituições financeiras, de crédito, de pagamentos, serviços de contabilidade, auditoria, consultoria e outras, são uma grande quantidade de documentos a serem trabalhados.
Afinal, são diversos tipos de documentos contábeis e financeiros, como notas fiscais, comprovantes de pagamentos, impostos, encargos trabalhistas, contas a pagar e a receber, entre outros. Como consequência, o tempo e o gasto dedicados são ainda maiores.
Por isso, as tecnologias de digitalização e gestão eletrônica são importantes de serem aplicadas nas empresas financeiras. Tais soluções facilitam o manuseio, o armazenamento e o acesso a documentos, automatizam atividades manuais e eliminam tarefas demoradas que não geram receita.
Um dado interessante da consultoria IHS Markit, inclusive, mostra que a digitalização de processos pode diminuir em até 20% as despesas operacionais.
Benefícios das tecnologias em como reduzir custos operacionais de uma empresa
Agora, na prática, vamos ver como esses serviços digitais geram economia e auxiliam em como reduzir custos operacionais de uma empresa. Confira!
1. Gastos com materiais, cópias e impressões
A digitalização gera economia de papel, diminuição de necessidade de espaço físico para guardar arquivos e evita custos de impressão. Com isso, é possível economizar também com tinta de impressora, xerox, fotocópias e até a eletricidade usada nos equipamentos.
Além do que, com o formato digital, fica muito mais fácil compartilhar as informações sem a necessidade de realizar cópias. Uma vez que todos os documentos estão centralizados no sistema, com acesso disponível aos usuários.
2. Gastos com pessoal
Com vimos, a digitalização e o gerenciamento eletrônico permitem aumentar a eficiência da equipe, evitando gastar tempo com armazenamento e recuperação de arquivos. Como todos os dados estão no sistema integrado, é o fim do tempo desperdiçado e de retrabalhos.
Como resultado, melhora-se o fluxo de trabalho e a rotina fica mais fluida, otimizada e produtiva.
3. Custos de armazenamento
Ao substituir os processos manuais com papel pelo formato online, os gestores das empresas financeiras não precisam mais se preocupar com a compra de pastas, caixas e armários para guardar os arquivos e nem separar espaços específicos e até salas inteiras para essa finalidade.
Assim, cresce o espaço físico que pode ser destinado a atividades mais produtivas.
4. Custos de segurança
Com os documentos físicos, é normal, mesmo em ambientes organizados, ocorrer o extravio e a perda de materiais. Além disso, ainda pode acontecer de arquivos mal conservados terem problemas para leitura. Mas, com a digitalização, tudo é resolvido com o gerenciamento eletrônico e os fluxos de trabalho automatizados.
No caso de riscos de ataques cibernéticos e vazamentos de dados, o sistema ainda conta com recursos de segurança como criptografia, rastreabilidade e controle de acesso. Ao mesmo tempo, também garante que a última versão seja salva e restaurada, com os backups.
5. Custos da gestão de dados
Cada vez mais, as empresas de todos os segmentos, incluindo as financeiras, querem obter a inteligência dos dados de produtos ou serviços, clientes, mercado e da própria companhia. Com isso, é possível ter insights para gerar melhorias na organização, bem como identificar formas de como reduzir custos operacionais de uma empresa.
A tecnologia de gestão eletrônica também pode trazer benefícios nesse ponto, pois realiza a extração de campos específicos dos documentos digitalizados e indexa em banco de dados.
Vale destacar que, segundo pesquisa da Veritas Technologies, 70% das empresas que investem em gestão de dados alcançam a redução de custos.
Leia também: Como fazer uma gestão de dados eficaz e com inteligência
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