As empresas de diferentes portes e segmentos precisam gerar e utilizar diversos tipos de documentos jurídicos importantes para o negócio. Então, mantê-los organizados e guardados de forma correta no departamento jurídico é essencial para evitar problemas futuros, assim como garantir a transparência e a proteção de informações sensíveis.
Neste sentido, seja em formato físico ou digital, os contratos, acordos e outros atos constituem uma densa papelada e devem ser colocados em ordem. Assim, os gestores conseguem superar as adversidades de lidar com essa burocracia e manter os arquivos bem armazenados.
Vale destacar, neste cenário, que as empresas especificamente do segmento jurídico e os escritórios de advocacia necessitam ainda mais da organização dos diferentes tipos de documentos jurídicos.
Afinal, tais negócios atuam com inúmeros registros processuais e buscam meios de melhorar a gestão da documentação para otimizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade da equipe e prestar serviços com maior rapidez e segurança.
Para auxiliar os gestores a gerenciar esses arquivos e dados jurídicos, vamos listar os principais documentos e como melhorar o manuseio, organização e armazenamento. Continue a leitura!
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Importância de armazenar os documentos jurídicos
Um dos principais pontos para levar em consideração quando se trata de organização e conservação dos variados tipos de documentos jurídicos é o compliance. Ou seja, estar em conformidade com a legislação e regulamentação direcionada ao ramo de atuação da empresa.
Muitos gestores podem pensar que este termo é restrito às grandes corporações. No entanto, todos os negócios precisam estar alinhados com as boas práticas de desenvolvimento e controle de documentos jurídicos para atender a tais diretrizes.
Como consequência de cumprir com as políticas estabelecidas, as empresas evitam multas e outras sanções administrativas.
Outros aspectos positivos podem ser gerados com o correto cuidado dos documentos jurídicos. Entre eles, estão a boa imagem da marca junto aos clientes e ao mercado devido à transparência no atendimento às regulações.
Além disso, o armazenamento e a gestão adequados permitem poupar o caixa da empresa, reduzindo o risco de gastos com litígios processuais e penalidades.
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Quais os tipos de documentos jurídicos que sua empresa deve ter?
Em geral, os tipos de documentos jurídicos variam conforme o segmento e a finalidade do negócio, assim como em relação ao momento da empresa no mercado, com clientes, fornecedores, sócios e colaboradores.
Neste caso, vamos apresentar os documentos mais comuns que o negócio deve ter, como por exemplo:
Contrato Social
Este é o documento elementar para abrir uma empresa no Brasil. Sem a aprovação do contrato social, não existe o negócio. Ele reúne informações como atividades da empresa, a participação de cada sócio e dados pessoais dos sócios.
Para conseguir este papel, é necessário registrá-lo na junta comercial do estado em que a empresa for constituída. Este processo pode demorar algumas semanas ou até meses. Então, quando sair a liberação, a empresa poderá emitir notas fiscais, abrir contas-corrente jurídicas e pegar empréstimos.
Acordo de acionistas
O acordo de sócios diz respeito a empresas que exigem um alto valor de investimento. Logo, neste caso, as pessoas que formam o quadro societário juntam bens para arcar com tais custos
Então, é elaborado esse documento jurídico em adição ao contrato social, listando por exemplo as cláusulas de confidencialidade, distribuição de dividendos, garantias, direito de preferência, ações e outros. Tal papel não é obrigatório, mas pode trazer benefícios, já que, se um dos sócios sair, o negócio está protegido.
Contrato de trabalho
De janeiro a outubro de 2019, o total de processos trabalhistas no Brasil era de 1,5 milhão, segundo dados do TST. A partir daí, já fica clara a importância do contrato de trabalho, que é uma forma de estabelecer as diretrizes das relações de trabalho, proteger ambos os lados e garantir os direitos dos trabalhadores.
Ao adotar os contratos em conformidade com as exigências legais, sua empresa promove maior transparência e segurança jurídica. Vale lembrar que existem algumas legislações que versam sobre o tema e devem ser cumpridas, como a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), a Lei da Terceirização de 2017, a Lei do Teletrabalho de 2017, a Lei do Empregado Doméstico de 2015, entre outras.
Acordo de confidencialidade
Este é um documento específico para empresas que trabalham com informações sensíveis. Nesta situação, o acordo de confidencialidade, ou NDA (Non-Disclosure Agreement), pode ajudar. Isso porque ele estabelece um acordo de sigilo entre a organização e os colaboradores, prestadores de serviços e demais parceiros.
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Termos de Uso e Política de Privacidade
Entre os tipos de documentos jurídicos, este é voltado principalmente para segmentos que atuam digitalmente ou com e-commerce. Segundo a Lei nº 12.965/2014, que estabelece as regras, direitos e deveres para uso da internet, os gestores dessas empresas precisam estipular tais protocolos.
Os termos de uso, por exemplo, mostram as regras a serem seguidas para navegar no site, as condições gerais de uso e questões sobre privacidade de dados. A política de privacidade, em contrapartida, define como são armazenadas e utilizadas as informações fornecidas pelos usuários.
Em adição a eles, começou a vigorar neste ano a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que visa aumentar a segurança da informação, evitando vazamentos e violações, e dar maior autonomia ao usuário na escolha de como seus dados são usados pelas empresas. O descumprimento desta lei pode gerar multa de até R$ 50 milhões.
Veja também: Segurança de dados nas empresas: 3 principais erros!
Como organizar os tipos de documentos jurídicos
Para realizar a gestão dos tipos de documentos jurídicos de forma eficiente, é preciso adotar boas práticas para a organização e o armazenamento. Vamos lá!
Arrumar o arquivo físico
Muitos documentos jurídicos precisam ser guardados ainda em formato físico. Para tanto, é necessário realizar procedimentos simples para o arquivamento. Dessa forma, com critérios de identificação, separação e catalogação, é possível melhorar a guarda dos documentos em pastas e caixas.
Essas regras auxiliam assim na manutenção da organização do espaço físico e na otimização do tempo para busca de informações.
Evitar o excesso de documentos
O acúmulo dos documentos jurídicos é um dos motivos para perda e extravio de informações. Afinal, quanto mais arquivos existirem, maiores são as dificuldades para fazer a gestão e garantir o controle deles.
Então, uma medida essencial é eliminar o excesso, minimizar as cópias e usar tecnologias de digitalização para guardar os arquivos em formato eletrônico, facilitando o acesso e evitando as perdas.
Definir processos claros e simples
Na organização documental dos tipos de documentos jurídicos, os processos e rotinas devem ser conhecidos por todos os funcionários. Assim, eles sabem onde encontrar os arquivos em papel e digitais que precisarem e, da mesma forma, podem devolver as pastas físicas para o local original.
No caso da gestão eletrônica, além dos cuidados com a organização, é possível ainda manter um controle do acesso dos colaboradores e a rastreabilidade dos arquivos.
Realizar o armazenamento na nuvem
Com a possibilidade de guardar os arquivos na nuvem, as empresas ganham maior segurança e os colaboradores obtêm maior flexibilidade e mobilidade. Uma vez que é possível acessar os dados de qualquer lugar onde estiver com mais agilidade.
Outra vantagem do armazenamento de documentos na nuvem diz respeito ao acesso simultâneo ao mesmo arquivo, facilitando a colaboração e a integração da equipe.
Digitalizar os documentos e fazer a gestão online
Como vimos até aqui, é preciso adotar uma gestão física organizada dos documentos jurídicos, mas também recorrer à tecnologia. Com a digitalização, você tem todas as informações disponíveis no formato online, garantindo maior produtividade e agilidade para a equipe.
Além disso, com o gerenciamento eletrônico de documentos, é possível automatizar processos, otimizar o tempo dos colaboradores, reduzir custos e gerenciar o ciclo de vida dos dados.
Leia também: Como fazer uma gestão de dados eficaz e com inteligência
Conte com uma empresa especializada em gestão de documentos
Para garantir o melhor gerenciamento dos diferentes tipos de documentos jurídicos, sua empresa pode contar com o apoio de um parceiro experiente e com conhecimento em soluções tecnológicas.
A Doc Int é responsável por ajudar no processo de disrupção digital, com a digitalização de documentos e o gerenciamento eletrônico (GED).
Temos experiência em implementar e gerenciar os projetos de digitalização e GED, com tecnologias de primeira linha. Além disso, atuamos com profissionais altamente qualificados, atendimento com agilidade e contamos com o apoio de grandes fabricantes.
Assim, facilitamos a organização dos documentos jurídicos, o controle, o acesso e a gestão de dados na sua empresa.
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