Ao lidar com muitos arquivos e informações nas empresas, o risco de perdas e extravios é grande. E isso pode gerar graves prejuízos para os negócios. Então, para evitar estes problemas e impactos financeiros, é preciso promover uma melhor organização de documentos.
No caso de indústrias, este aspecto é essencial, já que a empresa como um todo possui uma série de arquivos e atua com o manuseio diário dessas informações. Ou seja, perder um documento de RH importante de um colaborador pode representar até multas e processos.
Já, no setor de operações, ao não achar um material que precisa ser consultado para realizar os processos de produção, toda a empresa pode ser afetada com uma paralisação na linha.
E tem mais impactos: por exemplo, a área de TI deve ter todos os documentos e informações sobre os sistemas usados para garantir o correto funcionamento, a automatização de processos e a manutenção adequada. Então, sofrer o extravio desses arquivos pode atrapalhar e muito as atividades dos profissionais do departamento.
Até mesmo o setor jurídico da indústria precisa estar com tudo em ordem, desde os documentos jurídicos de contrato social, até os contratos de trabalho e os acordos com fornecedores
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Problemas das perdas e extravios de documentos
Como vimos acima, as perdas e extravios geram prejuízos e impactos negativos para as empresas. Inclusive, segundo estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a cada 12 segundos, pelo menos um documento é perdido nas empresas no Brasil.
Na prática, isto representa mais de 7 mil documentos extraviados diariamente. E, para recuperar um arquivo, o custo envolvido chega a US$120.
Assim, fica claro que são vários os problemas associados às perdas e aos extravios de documentos, como por exemplo:
- Gestão ineficiente de documentos;
- Alto volume de documentos misturados, sem separação correta;
- Perda de tempo dos colaboradores procurando os arquivos;
- Queda de produtividade da equipe e fluxo de trabalho prejudicado;
- Retrabalho para gerar novamente os arquivos;
- Aumento de erros e falhas nos processos;
- Risco de a empresa sofrer ações judiciais;
- Aumento de custos operacionais;
- Falta de segurança em relação às informações confidenciais e sigilosas sobre colaboradores, clientes, parceiros e demais envolvidos;
- Danos à imagem da empresa.
Ou seja, é preciso melhorar a guarda e a organização de documentos, o armazenamento de dados e o controle sobre eles para eliminar tais questões.
Falta de organização de documentos x Risco de multas
Entre todos os prejuízos atrelados à perda de documentos, as multas costumam ser o pior pesadelo dos gestores das indústrias. Afinal, é uma perda financeira consolidada. Três casos podem exemplificar bem o que esperam as empresas que não armazenam, não organizam e nem fazem a gestão adequada dos arquivos.
- Simples perda de documentos;
- Não armazenar os arquivos obrigatórios;
- Não realizar a guarda física de documentos de RH importantes.
Uma companhia, em Tocantins, perdeu a carteira de trabalho do funcionário, que ingressou com uma ação judicial e ganhou a causa, segundo informações do Tribunal Regional do Trabalho da 10ª Região. A decisão determinou uma indenização por danos morais no valor correspondente a 10 vezes o salário recebido na empresa.
Outra situação diz respeito à guarda obrigatória de documentos financeiros, como as notas fiscais, que devem ser retidas pelo ano de emissão e mais 5 anos. Se a indústria não cumprir com esta exigência, ela pode ser autuada, com multas chegando a R$1 mil por cada nota perdida.
E, mesmo com a modernidade, as inovações tecnológicas e os processos de digitalização, uma série de arquivos ainda precisa ser mantida no formato físico por um tempo determinado. Então, se por qualquer motivo for extraviado um documento de colaborador atual ou ex-funcionário, isso pode resultar em processos onerosos.
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Como adotar boas práticas na organização de documentos
Agora, depois de conhecer todas essas situações, vamos ver como implementar processos de organização e gestão documental para eliminar as perdas e extravios.
Seleção, padronização e separação
Neste primeiro ponto, os responsáveis pela organização de documentos devem arrumar os arquivos de acordo com o formato, tamanho e materiais. Na sequência, deve-se separar as informações conforme seu setor ou finalidade.
Então, com os dados devidamente segregados, é possível padronizá-los para facilitar a guarda e a identificação posterior, assim como descartar os que não são necessários e realizar a digitalização do restante.
Organização do armazenamento físico
Com todos os arquivos separados e catalogados corretamente, é possível fazer sua organização em uma sala bem iluminada, com ventilação e espaço adequado para guardar os documentos e depois achá-los.
Inclusive, essas condições naturais bem estruturadas são importantes para garantir a preservação e a boa conservação das informações.
Digitalização
Após a organização de documentos físicos, está na hora da digitalização. Assim, é possível usufruir na sua indústria de todos os benefícios da informatização, com maior produtividade da equipe, melhoria no fluxo de trabalho, facilidade de pesquisas, maior economia, redução de espaço físico ocupado, entre outras vantagens.
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Indexação
A indexação é mais um passo importante na gestão documental. Assim, tudo fica padronizado e mais fácil de ser encontrado no futuro. Neste caso, os arquivos devem ser organizados por data e ordem alfabética, bem como devem ser alocados de acordo com sua utilidade diária. Isso vale tanto para a guarda física como para o armazenamento digital.
Disponibilização e gestão eletrônica
Depois de todas estas etapas, chega a hora de disponibilizar aos usuários da sua empresa os arquivos físicos e digitais. Dessa forma, os colaboradores terão acesso à base de dados e poderão fazer consultas sempre que necessário.
Vale destacar dois pontos aqui:
- Não se esqueça de criar normas e políticas de acesso, assim como níveis de permissão de usuários conforme cada grupo de colaboradores está liberado para saber sobre as informações da empresa.
- A geração de novos dados e arquivos é diária e, então, o trabalho de organização de documentos deve seguir ativo.
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