A inovação digital é um dos principais objetivos das empresas para promover maior digitalização, modernização e transformação dos negócios. Ao mesmo tempo, representa um grande desafio para que as organizações alcancem o nível mais alto de maturidade e possam usufruir de todos os benefícios.
Vale destacar que a inovação digital envolve a inserção de uma série de processos e tecnologias nas rotinas das empresas, que podem ser aplicadas em diferentes setores e finalidades.
Assim, é possível otimizar operações, reduzir custos, melhorar a gestão, aumentar a produtividade, ganhar agilidade nos processos, embasar decisões e, como consequência, conquistar maior competitividade para os negócios.
No entanto, apesar de estarem conscientes sobre as vantagens e a importância de investir na transformação digital e iniciar a inovação digital, nem sempre os gestores e líderes conseguem definir estratégias eficientes. O que prejudica a digitalização do negócio e impede a organização de atingir melhores resultados.
Neste artigo, vamos conhecer os diferentes níveis de maturidade digital e como evoluir a sua empresa na digitalização de documentos.
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Principais estágios da inovação digital
Para se ter ideia do impacto positivo da inovação digital, as empresas líderes em maturidade digital no Brasil alcançam uma taxa de crescimento do Ebitda (que significa, em português, “lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização”) até 3 vezes maior do que as demais organizações. Este dado é de um levantamento da consultoria McKinsey.
Para obter tais resultados, vamos conhecer os diferentes níveis de evolução da maturidade digital. Segundo modelo desenvolvido pelo Google e o Boston Consulting Group, existem 4 estágios:
1. Nascentes
Trata-se do nível mais básico de digitalização. Nele, as empresas ainda não estão muito preocupadas com resultados de suas estratégias digitais e realizam ações com dados de clientes gerados e mantidos por terceiros.
2. Emergentes
Neste nível, as empresas já contam com um processo de armazenamento e tratamento de dados, aplicando essas informações como base de suas estratégias. No entanto, ainda faltam habilidades ligadas ao cruzamento de resultados e análise de dados.
3. Conectadas
Além da interligação e conexão dos dados com informações multicanais, nesse estágio, as empresas são capazes de monitorar, avaliar e cruzar resultados, com métricas específicas, atrelando resultados de vendas a retorno sobre investimento (ROI), por exemplo.
4. Multimomento
No ponto mais elevado dessa trajetória de inovação digital, as organizações conseguem empregar soluções tecnológicas para promover experiências únicas e personalizadas a clientes, de acordo com o perfil e a individualidade de cada consumidor. Tudo a partir de integração de dados e de canais de comunicação utilizados.
Ainda de acordo com o Google e o BCG, as empresas que estão no multimomento podem ter um aumento de 20% nas receitas e uma redução de até 30% nos custos.
Mas, no Brasil, apenas 2% das organizações estão neste patamar, já que a grande maioria, 55%, ainda está na categoria emergente e outros 37% são consideradas conectadas. Ou seja, há uma grande margem para os negócios aproveitarem e saírem na frente da concorrência.
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Inovação digital aplicada na gestão de documentos
Mas você deve estar se perguntando como é possível compreender a maturidade digital no cenário da gestão de documentos, não é mesmo? Até porque a inovação digital deve estar presente em todos os setores e atividades da organização.
Mas ainda existem muitas empresas que lidam e armazenam arquivos no formato físico. O que mostra total falta de alinhamento com as práticas de transformação digital atuais, que exigem conectividade, flexibilidade e mobilidade. Então, vamos conferir os estágios de inovação digital nos cuidados com os documentos.
1. Predomínio do papel
Como mencionamos, muitos negócios ainda optam pelo papel, com documentos gerados originalmente em papel e guardados em arquivos físicos. Isso ocupa grandes espaços, dificulta o acesso, pesquisa e trabalho da equipe, além de gerar custos mais elevados.
Para piorar, quando ocorre a produção de documentos digitais, eles são disponibilizados em diversos dispositivos, sem integração e com dificuldade para localização. Também faltam políticas de segurança da informação e os documentos podem ser acessados e compartilhados, sem nenhuma restrição.
Logo, essas organizações estão engatinhando na transformação digital.
2. Documentos digitalizados e desorganizados
O segundo estágio já conta com tecnologias nas empresas, porém, ainda não existem regras claras sobre como gerar, indexar e armazenar os documentos. Ou seja, os arquivos continuam sem padrão, espalhados por diferentes ferramentas e sem controle de acesso, nem permissões de segurança.
Como resultado, os funcionários ainda perdem muito tempo na procura de documentos e os arquivos podem sofrer com ataques cibernéticos, vazamentos e roubos de dados.
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3. Gestão digital de documentos, mas sem automação
Neste ponto, os documentos já foram digitalizados, estão armazenados de forma organizada e na nuvem, com a maioria das informações com fácil acesso para os profissionais. No entanto, o problema reside na manutenção de determinados processos manuais, como na separação, catalogação e indexação de arquivos, além da pesquisa e busca de informações.
Assim, as empresas ainda gastam tempo e recursos para executar funções que poderiam ser muito mais ágeis com a automação.
4. Gestão eletrônica de documentos é padrão
Agora sim! Neste estágio final, a digitalização de documentos está completa com gestão eletrônica, incluindo automação de processos, permissão de acesso, armazenamento seguro na nuvem, indexação e pesquisa de arquivos, análise de dados, workflow automatizado, entre outros recursos.
Todas essas funcionalidades ajudam a promover maior produtividade da equipe, atuação mais estratégica, redução de custos, aumento da proteção de dados e melhor tomada de decisão dos gestores.
Isso sem falar que as empresas avançam na inovação digital e podem se dedicar a mais estratégias de transformação digital.
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