Nas empresas do setor financeiro, diversos documentos são gerados e manuseados diariamente. Então, é necessário realizar a organização, o armazenamento e o controle adequados para facilitar a identificação das informações e evitar a perda dos arquivos. Para isso, a gestão de documentos eletrônicos é uma ótima opção.
Isso porque o gerenciamento eletrônico garante maior agilidade e produtividade nas rotinas de trabalho dos negócios do segmento financeiro, assim como promovem a segurança das informações e a redução de custos no armazenamento.
Além do que, é possível consultar e pesquisar os documentos, encontrando tudo o que se precisa em poucos segundos.
Mas, para usufruir de todos esses benefícios, é fundamental contar com o apoio de empresas especializadas e experientes na implantação de soluções de gestão de documentos eletrônicos.
Neste conteúdo, vamos explicar a importância das empresas de gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecidas como empresas de GED, e como os gestores podem escolher a melhor.
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Por que investir na gestão de documentos eletrônicos?
Em geral, a gestão de documentos em empresas financeiras é um processo para lá de burocrático. Afinal, são contratos, planilhas, recibos, pagamentos, notas fiscais, expedientes contábeis e fiscais, documentos de RH, entre outros.
Com este alto volume de documentos e transações, é preciso sistematizar o armazenamento e o acesso dos colaboradores. Assim, é possível garantir a fluidez dos processos e manter os dados em conformidade.
Com um sistema digital de gestão de documentos, as empresas podem automatizar processos e promover o gerenciamento integrado, com os usuários acessando as informações e arquivos já digitalizados. E tudo pode ser realizado de forma remota, a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, impulsionando a transformação digital e facilitando o home office.
Os gestores, então, conseguem reduzir os arquivos físicos, ter consulta ágil e segura, realizar o controle de acesso dos colaboradores aos documentos e rastrear as informações.
Por todos esses motivos, as organizações devem procurar por empresas de gestão de documentos eletrônicos. Este é o caminho mais simples e eficiente para garantir o melhor gerenciamento dos arquivos digitais.
Importância da empresa especializada na gestão de documentos
Até aqui, já conhecemos os motivos para investir na gestão de documentos eletrônicos. Quer saber então o porquê optar por uma empresa especializada no gerenciamento de documentos? Veja as principais vantagens a seguir!
- Melhorar a eficiência da empresa financeira como um todo;
- Aumentar a segurança da informação;
- Economizar tempo e custos;
- Promover maior produtividade;
- Garantir o foco dos gestores dos negócios financeiros no core business;
- Permitir a escalabilidade do negócio.
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Como contratar a melhor empresa
A escolha da empresa especializada na gestão de documentos eletrônicos pode parecer um grande desafio. No entanto, ao seguir passos simples, é possível definir o melhor parceiro para contratação. Confira!
1. Análises das suas necessidades
Para desenvolver o projeto adequado de gestão de documentos eletrônicos, as empresas devem avaliar suas demandas, necessidades e objetivos. Por exemplo, é preciso saber quais os tipos de documentos que seu negócio lida, o volume de informações, o controle de acesso e o nível de sigilo necessário, se o acesso será remoto e/ou local, entre outros itens.
Então, o possível parceiro deve oferecer um atendimento personalizado a fim de analisar todos estes pontos e implantar uma ferramenta de gestão de documentos alinhada às expectativas.
2. Especialização da equipe
Um passo importante é conhecer mais sobre os profissionais que atuam na empresa para saber o nível de experiência, conhecimento e qualificação da equipe no que se refere à gestão de documentos eletrônicos.
Vale a pena também conversar com outros clientes da empresa de GED para ver os resultados do projeto, como foi o atendimento dos profissionais e o suporte realizado.
3. Uso de tecnologias de ponta e funcionalidades
No caso da gestão de documentos eletrônicos, é fundamental verificar se as empresas usam tecnologias modernas e de qualidade para sistematizar e organizar as informações. Da mesma forma, observe se as funções do software se adaptam ao perfil do seu negócio e geram maior produtividade no controle dos documentos financeiros, contábeis e fiscais.
Não se esqueça também de considerar todas as funcionalidades e recursos da ferramenta, como controle de acesso, de rastreabilidade, temporalidade, desenvolvimento de workflows, extração de campos específicos de documentos, entre outros. Aqui também deve-se ficar de olho na usabilidade do sistema, ou seja, se ele não é complexo de ser utilizado.
4. Implementação da ferramenta de gestão de documentos
Com a gestão digital, a sua forma atual de guardar e organizar documentos será alterada. Para tanto, é preciso entender como o projeto será implantado e como será feita essa adaptação. Assim, deve-se saber quanto tempo demora a implementação, se ocorrem treinamentos, como são criados os padrões de organização e identificação dos arquivos.
Com um processo bem estruturado, os colaboradores vão assimilar de maneira mais fácil as mudanças e poderão dar continuidade ao projeto.
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5. Segurança das informações
Além de ter todas as funcionalidades e uma implementação adequada, a gestão de documentos eletrônicos precisa ter total segurança para proteger os conteúdos sigilosos e importantes. Assim, é preciso usar ferramentas de proteção dos dados, como criptografia, e ter um sistema de backup para evitar a perda de informações.
Vale lembrar que as empresas financeiras lidam com documentos importantes, como notas fiscais eletrônicas, que devem ser armazenados por longos períodos, isso sem falar nos arquivos confidenciais. O arquivo XML da NF-e, por exemplo, deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos após a emissão.
Portanto, se a segurança for falha, o seu negócio ficará vulnerável a vazamentos, violações e roubo de dados, bem como a riscos de punições. Essas sanções podem ser por:
- Falta de apresentação de documentos contábeis e fiscais;
- Não cumprimento dos requisitos das legislações de proteção de dados, como a LGPD, que entrou em vigor em agosto deste ano e prevê até R$ 50 milhões em multas.
6. Suporte oferecido
Por fim, a empresa de GED também deve disponibilizar um suporte completo à sua organização para tirar as dúvidas de funcionários quanto ao uso da ferramenta ou para o caso de falhas.
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