Hoje em dia, as empresas estão repletas de informações e dados gerados em ferramentas e softwares, processos internos, redes de comunicação, dispositivos móveis, entre outros. Para tirar o melhor proveito deles, é importante realizar uma gestão de dados com qualidade e eficiência.
Assim, é possível gerenciar e interpretar os dados com inteligência, usando-os para monitorar e melhorar os processos e embasar as estratégias e a tomada de decisão na empresa.
Mas você deve estar se perguntando como fazer essa gestão de dados? Por isso, neste conteúdo, vamos trazer as melhores práticas e mostrar quando uma organização precisa desse gerenciamento.
Qual a importância da gestão de dados?
Como vimos acima, a gestão de dados assertiva e eficaz tem um papel essencial para transformar as informações geradas em valor real para o negócio, promovendo mudanças e otimizações estratégicas.
Vale lembrar que as informações são produzidas das mais diversas fontes e formas. E, para coletá-las, reuni-las e avaliá-las, é preciso que a gestão defina processos, metodologias e tecnologias.
Afinal, com a expansão da transformação digital e o crescimento do trabalho remoto, cada vez mais, as organizações necessitam de processos e ferramentas digitais para realizar a gestão de dados.
Segundo o estudo do The State Of Digital Business Transformation, 89% dos negócios têm planos ou já adotaram uma estratégia de transformação digital. Este é mais um motivo para usar tecnologias na coleta, análise e gestão de dados, se destacando da concorrência e criando diferencial competitivo.
Além disso, não dá mais para as empresas ficarem presas em planilhas ou processos manuais que não fornecem dados confiáveis para um controle adequado e ainda correndo o risco de sofrer com erros.
Quando sua empresa precisa de gestão de dados?
Agora que você já conhece a importância e os benefícios da gestão de dados, você sabe que esse controle é fundamental de ser adotado no seu negócio. Inclusive, de acordo com levantamento do Serasa, 91% das empresas contam com o gerenciamento de dados para elaborar estratégias de negócio mais eficientes.
Porém, se você ainda tem dúvidas sobre o melhor momento para incorporar essa gestão na sua organização, vamos apresentar alguns indícios de que está na hora de aplicá-la. Confira:
Erros humanos: a gestão de dados padroniza o uso das informações, automatiza procedimentos de coleta e integra processos organizacionais. O que evita as falhas no manuseio de dados.
Falhas de comunicação: sem o gerenciamento adequado, as informações podem se perder entre os departamentos e não gerar os resultados planejados. Por isso, a gestão por meio de ferramentas e tecnologias é importante para facilitar a comunicação, integração e colaboração.
Baixa capacidade de armazenamento: aqui, mais uma vez, fica clara a necessidade de soluções digitais para apoiar o armazenamento e o controle de dados, garantindo a organização, identificação e disponibilidade das informações relevantes para a gestão.
5 medidas para garantir a gestão de dados inteligente
Depois de ler até agora, você já sabe que é preciso adotar ações para iniciar uma gestão de dados eficaz e que gere inteligência para a empresa. Saiba por onde começar:
1. Definir responsáveis
Para ter os resultados esperados, é necessário ter um responsável pelo projeto completo, desde o monitoramento de processos e coleta de informações até o desenvolvimento de práticas e a gestão de dados propriamente dita.
2. Analisar o momento atual
Antes de adotar novas medidas e estratégias no manuseio de dados, é importante entender o cenário e contexto atual da organização, como por exemplo, quais as métricas que já existem, quais os dispositivos e equipamentos que serão monitorados, entre outros.
3. Criar a estratégia de dados e fomentar a cultura na empresa
Para ter dados que façam sentido para o negócio, a gestão deve definir estratégias, processos e regras. Afinal, as informações geradas precisam ser valiosas e inteligentes para apoiar as decisões.
Além disso, de nada adianta estar tudo alinhado e não ter uma cultura organizacional voltada a dados. Logo, a empresa deve conscientizar e treinar os colaboradores sobre a importância do uso de dados, garantindo o registro correto de informações, reduzindo erros e aumentando a confiabilidade dos processos.
4. Monitorar os resultados
Não se esqueça de acompanhar os resultados da gestão de dados para verificar a inteligência das informações e possíveis melhorias nos processos para ter sempre dados atualizados e que fazem a diferença para a competitividade do negócio.
5. Usar tecnologias
Fica claro que, para obter todos esses benefícios da análise de dados, é obrigatório investir em tecnologias para possibilitar o acesso e a manipulação de informação com mais agilidade e segurança. Só com ferramentas apropriadas, é possível obter os conteúdos que você precisa, na hora e onde você precisa.
Como a digitalização de dados pode ajudar
Para garantir uma gestão de dados inteligente, eficaz e assertiva, um passo importante é a digitalização. Uma vez que os documentos, arquivos e conteúdos digitalizados podem ser armazenados e acessados com facilidade, extraindo as informações necessárias para a gestão.
Quer saber como fazer isso? O gerenciamento eletrônico de documentos pode auxiliar a sua empresa. Essa ferramenta automatiza processos e fluxos na gestão de documentos e informações e permite o acesso online e offline de documentos em qualquer dispositivo.
Leia também: Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos para empresas
Para implementar o GED na sua empresa, conte com o apoio de uma empresa especializada e com experiência de mercado. A Doc Int desenvolve projetos customizados para gerenciamento eletrônico de documentos conforme as suas necessidades.
Nossa solução realiza a gestão dos documentos digitais com segurança, controle de versões, rastreabilidade, controle de acesso e temporalidade. Além disso, possibilita a extração de campos específicos dos documentos e indexação em banco de dados, tabelas, planilhas e outros.
Também estamos de acordo com as legislações de proteção de dados, garantindo total segurança da informação.
Ficou interessado em conhecer melhor? Entre em contato agora mesmo com nossos especialistas!
