Em uma empresa, todos os processos devem acontecer a partir da estruturação de um workflow para que haja padronização, eficiência e otimização. Nesse sentido, o fluxo de documentos dentro de uma empresa é um aspecto central à operação.
Diariamente, a empresa precisa lidar com contratos, notas fiscais, propostas, ordens de serviço, relatórios, requisições de compras, comprovantes de pagamentos, contratos de funcionários, entre outros documentos dos mais diversos departamentos.
Todo esse conjunto exige que seja desenvolvido um fluxo de documentos dentro de uma empresa para evitar problemas de comunicação, execução ou até mesmo legais. Entenda mais a seguir.
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Como estruturar o fluxo de documentos dentro de uma empresa?
O workflow, ou fluxo de trabalho, consiste na estrutura de etapas cronológicas para execução de um processo que é desencadeado por uma ação inicial e precisa ser encerrado com uma entrega específica.
Por exemplo, ao receber uma requisição de compra, esse departamento fará a cotação, acionará os fornecedores, fará o pedido e o processo só será concluído com a entrega e a geração da nota fiscal – que inicia um novo workflow.
Portanto, a organização de um fluxo de documentos dentro de uma empresa depende de conhecer as demandas e mapear qual a sequência de ações para alcançar o resultado esperado.
Cada tipo de documento pode fazer parte de um workflow específico que, por vezes, cruza com outro. Entretanto, alguns passos desse fluxo podem consistir em:
- Criação, edição e revisão na etapa de elaboração do documento;
- Incorporação de informações complementares ou adicionais;
- Checagem dos dados para finalização;
- Envio aos interessados ou envolvidos;
- Digitalização no caso de arquivos físicos;
- Arquivamento para finalizar o processo.
Portanto, o workflow funciona para organizar os processos, promovendo mais clareza aos colaboradores de cada etapa.
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Quais os benefícios do workflow de documentos?
Existem diversos benefícios relacionados fluxo de documentos dentro de uma empresa, entre eles:
- Padronização de procedimentos;
- Diminuição de erros;
- Melhor acessibilidade;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Aumento da segurança.
No entanto, para que tais benefícios sejam alcançados, é fundamental que a estruturação do workflow da companhia considere os seguintes aspectos:
- Conhecer as necessidades específicas de cada departamento;
- Mapear os documentos criados e editados internamento e também aqueles enviados à empresa;
- Estabelecer operações principais e secundárias para cada evento;
- Definir responsáveis por cada etapa do workflow;
- Categorizar os documentos de acordo com departamento, tipo ou cliente;
- Criar prioridades e níveis de segurança entre documentos;
- Definir qual a primeira ação que desencadeia o fluxo de documentos;
- Definir a ação que finaliza determinado workflow.
Verifica-se, então, que o fluxo de documentos dentro de uma empresa sempre incluirá um workflow básico e padronizado, mas também deve considerar as especificidades da demanda.
O fluxo de um contrato de trabalho e o de um relatório de vendas são diferentes e tais particularidades devem ser consideradas para a elaboração do workflow de cada tipo de documento.
Veja mais: Boas práticas para o armazenamento de documentos eficiente
Como melhorar o workflow de documentos?
Uma forma de otimizar esse fluxo de documentos dentro de uma empresa é por meio de uma solução profissional, como as disponibilizadas pela Doc Int.
O gerenciamento eletrônico de documentos – GED – é uma solução completa, pois automatiza a gestão de documentos por meio de fluxos operacionais pré-estabelecidos que garantem mais segurança, eficiência e padronização.
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