Com a entrada em vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil, em agosto deste ano, é fundamental que as empresas adaptem a gestão documental e a gestão de dados para ficar em conformidade com a legislação e evitar as penalidades previstas.
Isso vale para as organizações de todos os portes e segmentos e, principalmente, para empresas do setor financeiro, que lidam com uma grande quantidade de informações contábeis, fiscais e financeiras, incluindo dados sigilosos de clientes, fornecedores, colaboradores e os demais envolvidos.
Neste cenário, muitos gestores ainda têm dúvidas em relação à LGPD, o seu impacto nos documentos físicos e eletrônicos e o que fazer para adequar o seu negócio às exigências da lei. Neste conteúdo, vamos detalhar este assunto.
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Como funciona a Lei Geral de Proteção de Dados?
A LGPD nada mais é do que a versão brasileira das legislações de proteção de dados, que passaram a vigorar no mundo, como a GDPR na Europa. Seu objetivo é garantir a transparência na coleta, tratamento e aplicação dos dados dos usuários, assim como a segurança da informação.
Da mesma forma, a lei prevê que os usuários tenham conhecimento completo sobre os usos de seus dados pelas empresas e tenham maior poder para autorizar a utilização, negar, restringir ou até pedir o apagamento sumário de suas informações na base coletada.
Neste caso, o descumprimento de alguns dos pontos estipulados na norma pode gerar problemas para as organizações. Isso porque as violações de segurança, com o consequente vazamento de dados, ou o não atendimento a solicitações de usuários pode acarretar em multas pesadas.
As sanções determinadas para o descumprimento das normas variam de 2% do faturamento bruto até R$ 50 milhões por infração. Então, imagine o prejuízo financeiro com uma multa desse tamanho.
Vale destacar que apenas 4% das pequenas e médias empresas dizem atender a todos os requisitos da LGPD, segundo pesquisa da Resultados Digitais. Outros números do estudo mostram o seguinte:
- 45% das organizações estão trabalhando para cumprir as exigências;
- 35% já leram sobre o assunto, mas ainda não tomaram nenhuma ação;
- 16% não sabem do que trata a LGPD.
Já, conforme outro levantamento realizado pelo escritório de advocacia Garcia de Souza, 25% dos entrevistados reconhecem que vão levar mais de um ano para se adequar à lei.
Portanto, é preciso preparar o quanto antes a gestão de dados e a gestão documental de acordo com a LGPD. Assim, é possível evitar perdas financeiras, ficar pronto para as demandas dos usuários e ter um ganho frente à concorrência.
Impacto da LGPD na gestão de dados e de documentos
Quando falamos do armazenamento de informações e organização documental no cenário da LGPD, as empresas devem avaliar os dados guardados e os riscos de violação da proteção.
E essa já é uma preocupação. Uma vez que, segundo o Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde o conteúdo sensível está e quem pode consultá-lo. Ou seja, a gestão não tem o controle, nem registro dos arquivos, os responsáveis e os acessos.
Outra questão levantada pela legislação é o tempo de retenção de dados, que só devem ser mantidos enquanto as informações forem necessárias. Assim, depois do prazo determinado, os dados devem ser eliminados.
Então, no processo de adequação, as empresas devem localizar os dados e estipular um controle de temporalidade. Mas o mesmo estudo apresentado acima revela que 76% das empresas possuem pastas com dados obsoletos.
Por isso, os principais desafios da gestão de dados e documentos neste contexto são saber:
- Quais são os dados armazenados atualmente;
- Quais os dados coletados de colaboradores, clientes, prospects, fornecedores e outros envolvidos, desde contratos de trabalho, de prestação de serviços, documentos de RH, documentos contábeis e fiscais até formulários para contato;
- Onde estão e de que forma estão organizados os dados;
- Por quanto tempo as informações são armazenadas, quais estão disponíveis e quais podem ser descartadas;
- Se existem sistemas de gestão de dados e documentos;
- Quais informações são guardados em cada sistema.
Com todos estes pontos elencados, é mais fácil saber como fazer a gestão de documentos e o tratamento de dados pessoais conforme a LGPD.
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Como adaptar a gestão de dados e a organização documental
Fica claro que as empresas devem adotar medidas para se ajustar à LGPD a fim de garantir a fácil análise do ciclo de vida dos dados, o rastreamento das informações, a automatização de processos, o controle da quantidade de documentos e do respectivo armazenamento.
Para atingir todos estes objetivos, separamos passos simples. Confira:
1. Avaliar os dados coletados
As empresas de todos os setores, principalmente do segmento financeiro, armazenam e gerenciam inúmeros dados e documentos. Então, você precisa fazer um mapeamento para saber tudo que é coletado e processado, verificando se as informações são essenciais, como e onde elas ficam guardadas.
Com isso, é mais fácil adaptar os processos de tratamento de dados para cumprir com as obrigações legais.
2. Mapear o ciclo de vida dos dados
Ainda atrelado ao aspecto de análise dos documentos e dados usados, os gestores devem mapear o ciclo de vida das informações, desde a coleta até o descarte. Assim, é possível garantir que todos os requisitos são seguidos à risca, com os arquivos eliminados após seu uso, minimizando o risco de problemas, como multas.
3. Informar os usuários
Sempre que a sua empresa captar dados pessoais, é essencial informar aos usuários, sejam eles clientes, possíveis clientes, funcionários, fornecedores e outros. Também deve-se explicar a destinação e aplicação de tais informações, tanto para procedimentos internos de RH ou processos financeiros, como para envio de e-mails marketing e direcionamento de campanhas de marketing.
4. Conscientizar a empresa
A gestão precisa incorporar na cultura organizacional a conscientização de todas as equipes sobre a gestão de dados e de documentos. Afinal, diversos setores manipulam os arquivos, como RH, financeiro, marketing, vendas, compras e outros. Então, todos devem estar alinhados com as políticas de segurança e as novas normas da LGPD.
5. Adotar medidas de segurança
Ao guardar os dados pessoais dos usuários, as empresas também podem se tornar alvos de ataques de hackers. Tais ameaças cibernéticas podem gerar vazamentos, roubos e sequestros de dados. O que pode acarretar em impactos financeiros negativos, prejuízos para a imagem e para a credibilidade da organização, além, é claro, de penalidades previstas na LGPD.
Logo, é importante adotar técnicas, estratégias e ferramentas tecnológicas de segurança da informação para proteger os dados pessoais.
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6. Ter relatórios sobre processamento de dados
A LGPD prevê que a empresa deve prestar esclarecimentos para a autoridade de proteção de dados sempre for requisitada. Então, é relevante contar com relatórios sobre as informações processadas, armazenadas, quais as razões, as medidas de segurança adotadas, entre outros.
7. Revisar as políticas de gestão de dados e documentos
Com as adequações da nova legislação, todos os documentos e dados devem ser revisados. Por exemplo, reveja os contratos mantidos com fornecedores, garantindo cláusulas com a obrigatoriedade do tratamento de dados em conformidade legal.
Além disso, é importante criar ou revisar as políticas de gerenciamento de documentos para que elas estejam ajustadas às normas.
Gestão de documentos em conformidade com a LGPD
Para garantir a gestão de dados e de documentos em cumprimento com a lei de proteção de dados, as empresas devem contar com apoio especializado.
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