Com o amadurecimento das inovações e da transformação digital, as empresas de diversos setores passaram a adotar cada vez mais ferramentas em suas rotinas de trabalho. E, com as instituições de saúde, não é diferente. Afinal, é possível ganhar agilidade e praticidade com as tecnologias. Neste sentido, o sistema de digitalização de documentos pode ser muito útil.
Até porque os hospitais, clínicas, laboratórios e outras empresas de saúde lidam com uma série de documentos no formato físico, como prontuários, exames, marcação de consultas, reagendamentos, entre outras demandas em papel.
Inclusive, segundo resolução do Conselho Federal de Medicina, os prontuários médicos em papel devem ser guardados por, no mínimo, 20 anos, a partir do último registro de atendimento do paciente.
Esta norma também possibilitou manter apenas o prontuário digital, sendo digitalizado ou produzido de modo eletrônico desde a origem. Assim, a instituição não precisa realizar a guarda física e o armazenamento online do documento é permanente.
Já dá para perceber, na prática, o impacto da tecnologia neste cenário. Mas o prontuário é só um dos documentos usados. Então, imagine só os ganhos de digitalizar e trabalhar online com todos os materiais e arquivos da instituição de saúde. É o que veremos a seguir!
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Importância da gestão de documentos hospitalares com um sistema
A gestão de documentos hospitalares é essencial para garantir que os arquivos estejam organizados e nada se perca. Isso porque os médicos e profissionais de atendimento precisam das informações na palma da mão para realizar as consultas com os pacientes, tratamentos e acompanhamentos.
Dessa maneira, uma das principais estratégias a serem adotadas é a digitalização, que ajuda a promover a rapidez e a qualidade no atendimento médico.
Com o sistema de digitalização de documentos, é possível tornar os processos mais ágeis, otimizar o fluxo de trabalho e trazer mais dinamismo para a rotina dos profissionais, com a praticidade de acesso aos dados dos pacientes.
Além disso, os gestores conseguem extrair o máximo de valor da infraestrutura de tecnologia, com consulta de todos os documentos, controle de acesso e máxima segurança das informações. Afinal, imagine só o risco de sofrer vazamentos e perdas de dados, tanto dos pacientes como da instituição. Seria um grande prejuízo financeiro e de imagem para o local.
Já, para os pacientes, a tecnologia também traz vantagens, pois facilita processos de documentação, permite visualizar exames em casa e ter uma cópia de prontuário online. Assim, a instituição promove uma melhor experiência aos clientes e garante sua satisfação.
Ganho de competitividade com o sistema de digitalização de documentos
Com tantas vantagens no uso da tecnologia, fica claro que as instituições de saúde podem ter maior competitividade e um diferencial em relação à concorrência, com a digitalização de documentos, armazenamento de dados e a melhoria na gestão da informação.
Vale lembrar que mais de 74% dos estabelecimentos de saúde já utilizam algum sistema eletrônico para registrar e administrar dados de pacientes, segundo estudo do CGI (Comitê Gestor da Internet no Brasil).
Esse número mostra a necessidade de iniciar o quanto antes este processo para não ficar para trás e não se tornar uma empresa atrasada digitalmente.
Outro levantamento realizado pela Porter Research indica que o foco do setor de saúde está na redução de custos e no fortalecimento da experiência do paciente, com maior eficiência operacional e aumento da visibilidade dos dados. Tais objetivos também são alcançados com o sistema de digitalização de documentos.
No caso da busca pela economia, esta se consegue pela eliminação da necessidade de um espaço físico para guardar documentos, além dos ganhos de produtividade da equipe e maior rapidez para encontrar e acessar informações.
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Cuidado com o sigilo na gestão de informações nos hospitais
Outro ponto relevante na implantação do sistema de digitalização é a segurança. Já citamos brevemente o assunto acima. No entanto, vale destacar que o gerenciamento de documentos hospitalares deve levar em conta o máximo cuidado com o sigilo das informações dos pacientes.
Afinal, os hospitais, clínicas e laboratórios trabalham com muitos dados sensíveis, desde dados cadastrais básicos, como identidade e data de nascimento, até informações, como etnia, gênero, histórico médico, exames, doenças e outras.
No formato eletrônico, já se tem uma vantagem neste sentido, já que os documentos físicos não correm o risco de serem extraviados e nem perdidos por acidentes, enchentes, incêndios, entre outros.
Porém, os documentos digitais precisam de segurança reforçada, principalmente, contra ataques cibernéticos. Inclusive, a Lei 13.787 de 2018 estabelece a proteção dos dados de paciente e demais informações das instituições de saúde.
“O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.”
O sistema de digitalização de documento conta com recursos para assegurar tal proteção, como controle de acesso por usuários, criptografia, backups e rastreabilidade. Tudo isso ajuda a se manter também em conformidade com as legislações, como a LGPD, que preveem multas de até R$ 50 milhões para quem não cumprir com os requisitos.
Quando usar o sistema de digitalização de documentos?
Com todos estes pontos positivos, os gestores das instituições de saúde devem estar se perguntando se o sistema de digitalização só serve para os prontuários ou se pode ser aplicado em outros momentos. Veja os principais usos da tecnologia na gestão de documentos hospitalares:
- Processo de cadastro para entrada no hospital com preenchimento de papéis e documentos online;
- Preenchimento e assinatura de termos de responsabilidade;
- Prontuário eletrônico;
- Respostas de questionários online para realização de exames;
- Autorizações de cirurgias com certificado digital;
- Registros eletrônicos de internação e pós-cirúrgico;
- Resultados de exames no formato digital.
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