Hoje em dia, cada vez mais, cresce o debate sobre a proteção de dados de clientes, funcionários, prestadores de serviços e outros envolvidos nos processos das empresas. Afinal, se tornou essencial garantir a segurança e a privacidade das informações sigilosas das organizações, mas também dos consumidores e usuários que têm seus dados coletados.
Outro aspecto que contribui para o aumento da preocupação das empresas com a proteção de dados foi a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, em agosto deste ano. Além disso, outras legislações como a GDPR, na Europa, já estão valendo e aplicando multas.
Pela LGPD, por exemplo, uma construtora já sofreu uma multa de R$10 mil por repasse de dados pessoais, financeiros ou sensíveis do cliente a terceiros.
No caso da GDPR, uma das sanções mais recentes diz respeito ao regulador da França, que multou em 100 milhões de euros o Google e em 35 milhões a Amazon. Ambas as empresas de tecnologia foram autuadas por instalarem “cookies” publicitários nos usuários dos seus serviços sem o consentimento prévio.
No entanto, não são só as regulamentações que exigem mais atenção das corporações. As pessoas também estão mais conscientes sobre os direitos em relação à coleta, ao tratamento e à utilização dos seus dados pessoais, podendo solicitar a exclusão de suas informações da base da empresa, por exemplo.
Então, vamos ver melhor a seguir o que sua empresa precisa entender sobre a proteção de dados e como atuar neste cenário atual.
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O que são as políticas de proteção de dados?
Muito se fala sobre as políticas de proteção de dados, mas o que esse termo significa realmente? Trata-se de um conjunto de medidas, seja a partir de políticas públicas ou decisões de empresas, com o objetivo de garantir um controle mais efetivo sobre os dados dos usuários presentes nos bancos das organizações, assegurando a privacidade das pessoas.
Isso porque, muitas vezes, os dados coletados pelas marcas acabam sendo usados com diferentes finalidades sem nem ao menos pedir autorização ou consentimento. Então, essas ações chegam para fiscalizar a forma com que as empresas lidam com as informações pessoais, como nome, e-mail, endereço, telefone, documento de identificação, dados bancários e outros.
Vale lembrar que inúmeras empresas empregam, atualmente, técnicas para capturar dados dos usuários para monitorar seu perfil, traçar aspectos de consumo e extrair insights para as estratégias de negócios. Um desses métodos é a análise preditiva e não há nada de errado em aplicá-la.
O problema é não avisar o usuário de que as informações são armazenadas, tratadas e avaliadas, assim como não dar a possibilidade de escolha e de exclusão dos dados.
Como a LGPD se enquadra neste cenário?
Para dar maior autonomia e poder aos usuários sobre seus dados, a LGPD foi criada no Brasil, inspirada na legislação europeia, a fim de impedir o uso e o tratamento das informações pessoais sem autorização.
Assim, todas as práticas, como por exemplo, coleta, classificação, processamento, armazenamento e compartilhamento de dados devem se adequar à lei. Da mesma forma, os usuários também podem exigir saber quais são os seus dados coletados e se desejam eliminar algum.
Como resultado, com as empresas seguindo as legislações e adotando estratégias para melhorar seus processos em relação aos dados, é possível:
- Aumentar a proteção de dados e a privacidade dos usuários;
- Elevar a transparência nos processos envolvendo os dados;
- Promover maior segurança ao implementar ações para mitigar roubos de dados, vazamentos e violações.
Por outro lado, as organizações que não se adaptarem à nova lei podem sofrer multas pesadas, de até 2% do seu faturamento e podendo chegar a R$50 milhões.
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Qual o conhecimento dos usuários sobre a proteção dos dados?
Vale destacar também o crescimento da maturidade dos usuários em relação à segurança da informação e à proteção de dados pessoais.
Segundo o Relatório de Privacidade Global 2020, realizado pela Kaspersky, por exemplo, 74% dos brasileiros tentaram tirar suas informações de sites ou redes sociais.
Outro levantamento do Reclame Aqui mostra que 88,6% dos consumidores se preocupam com a utilização de seus dados pelas marcas. No entanto, apenas 43,5% dos usuários leem os termos de uso nas compras online e ao baixar aplicativos.
Além disso, segundo pesquisa da Serasa, aumentaram as fraudes e os problemas de exposição de dados dos usuários de 12,7% para 17,4% em um ano. Ao mesmo tempo, subiu de 28,4% para 33,4% o número de consumidores que só compartilham informações pessoais quando há necessidade explícita.
Em oposição a todas as tendências apresentadas acima, o estudo do Reclame Aqui revela que 41,6% das empresas afirmam que não sabem o que é a LGPD. Ou seja, são organizações já atrasadas para a adaptação às novas leis.
Então, se o seu negócio já iniciar a proteção de dados agora, você estará certamente à frente de muitos concorrentes, com ganhos competitivos e de imagem junto a consumidores e ao mercado.
Por que sua empresa deve investir na proteção de dados?
Como já vimos, hoje em dia, a grande maioria das empresas possui bancos de dados sobre os seus clientes e armazenam informações de colaboradores e terceiros. Portanto, essas organizações são afetadas pela LGPD e, quem não se adequar, estará sujeito a multas e outras punições.
E ninguém está livre das sanções, visto que grandes empresas já foram autuadas como mencionado no início do texto. Além do que, a tendência atual é de aumento contínuo na proteção de dados e no respeito ao direito de privacidade dos consumidores.
Ou seja, sua empresa precisa se preocupar sim com a proteção de dados e investir nas melhores práticas. Assim, os gestores evitam multas, promovem maior segurança, ficam em conformidade com a legislação, garantem transparência na comunicação com os usuários e mantêm uma imagem positiva.
Neste sentido, as organizações devem atuar em todas as questões envolvendo os dados pessoais de usuários, mas é importante se preocupar com algumas situações chave como:
Colaboradores
Para coletar e armazenar informações dos funcionários no momento da contratação ou no decorrer do contrato, seja para cadastro interno, preenchimento do contrato de trabalho, requisição de benefícios e outros itens, as empresas devem pedir o consentimento do profissional.
Além disso, deve garantir fácil acesso do titular aos seus dados e criar políticas internas informando sobre o protocolo de tratamento de dados.
Contratação
No caso de processos seletivos, é importante rever as informações que a empresa solicita aos candidatos. Observe se os dados pessoais pedidos são compatíveis com o contexto da vaga. Também é importante pedir termos de autorização para a coleta dos dados e mostrar que as informações serão mantidas apenas para os fins de contratação.
Clientes
O caso dos consumidores é o mais complexo, pois exige a adequação completa das marcas, partindo primeiramente do mapeamento completo de como os dados são coletados, tratados e usados.
Neste sentido, uma boa prática é criar uma política de privacidade para informar ao cliente que seus dados são coletados e qual a finalidade desse armazenamento. Outra ação fundamental é responder a solicitações dos titulares de dados.
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Como a Doc Int pode ajudar com a proteção de dados
Para garantir o atendimento completo às solicitações dos usuários, as empresas devem documentar todos os dados coletados e ter um inventário dessas informações para comprovar o uso adequado.
Neste cenário, a Doc Int pode ajudar com a documentação dos dados coletados de usuários a partir das soluções de digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos. Assim, é possível armazenar de forma organizada e estruturada todas as informações usadas nos processos e fluxos de trabalho das empresas.
Sem contar que o sistema de GED extrai campos específicos dos documentos digitalizados e indexa em banco de dados, tabelas, planilhas, sistemas, entre outros. Mas vale lembrar que nossas soluções estão em compliance com a LGPD e demais legislações.
Nossas ferramentas ainda contam com medidas de segurança, como criptografia, rastreabilidade e controle de acesso, para evitar ciberataques e violações, promovendo a proteção de dados.
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