Cada vez mais, as instituições de saúde precisam implementar o controle de impressão. Isso porque as clínicas, laboratórios e hospitais possuem um grande volume de impressão. São exames, laudos, receitas médicas, prontuários e outros documentos impressos diariamente por diversos profissionais.
Diante dessa alta demanda, há uma preocupação com o excesso de arquivos impressos sem necessidade. O que pode gerar um elevado custo para os estabelecimentos, assim como os impactos ambientais pelo consumo exagerado de papel.
Vale destacar que, hoje em dia, a preocupação com a sustentabilidade é grande nas organizações. Neste sentido, as estratégias de economia de papel também estão em crescimento.
Com todo este contexto, a impressão é um desafio tanto para cuidar do alto volume, como para gerenciar o estoque de suprimentos para impressoras, a fim de que o serviço não seja prejudicado ou interrompido. Então, a introdução de ações ou de tecnologias para o controle de impressão se faz primordial.
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Importância do controle de impressão em hospitais
Em geral, o primeiro pensamento sobre o controle de impressão é que os colaboradores terão o acesso restrito às impressoras. E isso, realmente, acontece de acordo com certas regulamentações.
Assim, dependendo do estipulado pela gestão, os funcionários poderão ter um limite mensal ou regras para impressão de arquivos no sistema, com controle de acesso por meio de crachás ou outras formas de autenticação de usuário. Dessa maneira, é possível mitigar a impressão de documentos desnecessários, como uma bula de medicamento ou documentos pessoais.
E não é só isso. Adotar o controle de impressão na instituição de saúde pode promover impressões de exames mais adequadas. Afinal, cada exame de imagem, por exemplo, necessita de cores, tonalidades e tipos de papéis diferentes. Ou seja, é preciso ter vários equipamentos para dar conta de todas essas impressões.
Mas, com um sistema de gerenciamento da impressão, é possível ter um controle centralizado, com as configurações necessárias para imprimir mais de um tipo de exame no mesmo equipamento, com facilidade.
Outro aspecto interessante é que o controle garante maior segurança no acesso, manuseio e armazenamento de documentos sigilosos de pacientes. Uma vez que os exames, prontuários e diagnósticos ficam restritos aos demais funcionários e só podem ser consultados pelos responsáveis pelo atendimento.
Por fim, com esse processo de impressão de exames, prontuários e receitas funcionando corretamente, o resultado também vem na melhora do atendimento, já que o médico ficará focado em dar atenção, explicar e tirar dúvidas do paciente.
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Principais razões para empregar o controle de impressão
Depois de ver a importância de contar com um controle de impressão na sua instituição de saúde, vamos ver os principais benefícios ao implantar um serviço de gestão de impressão.
1. Diminuição do desperdício de materiais
É normal ocorrerem erros nas impressões, seja com papéis de tamanhos errados, cores equivocadas e outros aspectos, ainda mais no âmbito das impressões de documentos hospitalares, como exames e prontuários. No entanto, essas falhas geram desperdício de material e mais despesas.
Mas, com o controle adequado, é possível obter impressões de exames de imagem e laudos com maior qualidade, assim como de receitas médicas legíveis.
2. Direcionamento do uso de impressoras
Se nem todos os funcionários da instituição precisam enviar documentos para impressão, os gestores podem estipular a liberação das máquinas apenas para profissionais específicos, com autorização por meio de senhas.
Como resultado, é possível eliminar as impressões desnecessárias e estabelecer cotas de páginas. Caso seja necessário imprimir além do seu limite, o colaborador, seja um enfermeiro, médico, profissional do RH ou outro, precisará pedir aprovação para a gestão.
3. Acesso a relatórios sobre as impressões
O sistema para controle de impressão permite informar a quantidade de arquivos impressos por pessoa ou setor, a categorização dos documentos conforme a necessidade do hospital ou clínica e se atingiu o limite disponível.
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4. Redução de custos
Com a diminuição de impressões e a queda na necessidade de aquisição de insumos, como papel, tinta e toner, a instituição de saúde já economiza e muito. Além disso, ao usar o sistema, os processos são mais automatizados, gerando maior produtividade e redução de custos.
Outras formas de diminuição de gastos vêm com a rápida manutenção e a atualização das impressoras por meio da gestão e do controle de impressão. Como consequência, é possível investir esse dinheiro economizado em outras áreas prioritárias e estratégicas.
5. Agilidade na manutenção
É comum que as impressoras e demais equipamentos do parque de impressão, como scanners, apresentem falhas e precisem de manutenção. No entanto, a rotina em clínicas, consultórios e hospitais é corrida e os aparelhos precisam estar em pleno funcionamento.
Neste caso, é importante contar com uma rápida manutenção ou até a substituição do equipamento, se for o caso. O que é garantido pelo serviço de outsourcing de impressão, com serviços ágeis de conserto e manutenção preventiva, bem como atualização dos equipamentos.
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6. Gestão de insumos
Além de todas as questões envolvendo a manutenção, o serviço de outsourcing e controle de impressão monitora constantemente os insumos no parque tecnológico, garantindo a alta disponibilidade dos equipamentos e um gerenciamento eficiente das compras e estoque dos suprimentos.
7. Maior produtividade e eficiência
Com o controle de impressões, ganha-se muita agilidade no fluxo de impressões. E, com o processo mais rápido, também aumenta a produtividade e a eficiência dos funcionários, que podem dar mais atenção a atividades estratégicas no hospital.
Como adotar o controle de impressão na sua empresa?
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