O sistema de digitalização de documentos é uma das principais ferramentas para gestão de arquivos. O que é essencial na manutenção de uma operação organizada, eficiente e produtiva.
Apesar dessa centralidade, o processo de digitalização e gestão eletrônica de documentos ainda são práticas subestimadas, deixadas de lado e até esquecidas pelos gestores.
Conhecer quais os problemas relacionados ao não uso do sistema de digitalização de documentos é fundamental no diagnóstico da empresa que avalia essa adesão.
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Quais os problemas de não adotar um sistema de digitalização de documentos?
O sistema de digitalização de documentos permite o armazenamento digital e centralização de todos os arquivos, como documentos de RH, jurídicos, financeiros, relatórios, ordens de compra e venda, notas fiscais, comprovantes, holerites e outros.
Dessa forma, a solução impacta a operação nos diferentes departamentos, sendo que o não uso pode ter consequências e impactos negativos para os negócios. Conheça os principais a seguir!
Perda de dados
Documentos impressos são mais suscetíveis à perda e também aos danos físicos que inviabilizam a leitura das informações, resultando em perda de dados estratégicos ou importantes ao negócio.
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Problemas com acesso
Bancos de dados físicos ou mesmo a fragmentação do armazenamento de dados, como no e-mail e computador pessoal dos colaboradores, restringe o acesso. O que pode gerar problemas no dia a dia e também em casos de desligamentos.
Várias versões de um mesmo documento
Muitos documentos são editados várias vezes pela mesma pessoa ou colaboradores diferentes, resultando em várias versões que, muitas vezes, são perdidas no processo, inclusive com confusão entre o arquivo final correto.
Queda de produtividade
A falta de um sistema de digitalização de documentos gera queda da produtividade das equipes, uma vez que os profissionais despendem muito tempo em busca de arquivos ou mesmo refazendo atividades por dados perdidos.
Desorganização
A ausência de organização na gestão de documentos tem consequências graves à operação, incluindo diminuição da competitividade, erros operacionais, atritos nos relacionamentos e equipes menos produtivas.
Insegurança
A insegurança dos dados é um problema crítico atualmente, sendo que um sistema de digitalização de documentos contém camadas de proteção que evita, por exemplo, o vazamento dos dados ou acesso indevido.
Esse problema é ainda mais grave em áreas com dados sensíveis, como os documentos do setor de saúde.
Gastos extras
Muitas empresas têm gastos significativos com insumos como folhas e tintas. No entanto, a maior parte dos documentos impressos é descartada no curto prazo. Dessa forma, é possível reduzir custos de operação ao mesmo tempo em que se eleva a eficiência.
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Frustração do cliente e fornecedores
No relacionamento com clientes e fornecedores, a companhia precisa demonstrar e ter processos sólidos de gestão de documentos. O que é facilitado quando essa organização ocorre nos canais digitais.
Não ter esses fluxos organizados resulta na perda de credibilidade, afetando inclusive a imagem da empresa.
Decisões ruins
A perda de informações somada à má gestão e desperdício resulta em decisões ruins aos negócios, afetando operações específicas, mas também comprometendo a competitividade de toda a empresa.
Problemas legais
Muitos documentos, como os de RH, precisam ser armazenados por prazos de 2 a 5 anos ou mesmo de forma vitalícia pela empresa. Assim, sua perda ou dano resulta em consequências legais, que poderiam ser evitadas com a adoção do sistema de digitalização de documentos.
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Quando investir na gestão digital de documentos?
Os gestores devem avaliar se esses problemas da falta do sistema de digitalização de documentos são recorrentes na empresa, ainda que sejam apenas algumas dessas ocorrências.
O diagnóstico desse cenário é essencial para avaliar se a gestão digital de documentos pode amenizar e solucionar os problemas mapeados, promovendo melhorias operacionais à companhia.
A adoção de uma estratégia de gestão de documentos deve ser feita de forma profissional. O que é facilitado pela contratação de serviços especializados, como os disponibilizados pela Doc Int.
A Doc Int é uma empresa especializada, experiente e com credibilidade nessa área, garantindo soluções inovadoras e processos mais eficientes e confiáveis.
Conheça o sistema de digitalização de documentos e todos os benefícios que podem ser alcançados com essa solução!
