Para inovar nas indústrias e avançar na transformação digital, os gestores das empresas podem e devem contar com o serviço de digitalização de documentos. Esta é uma solução tecnológica que ajuda a transformar os documentos físicos em digitais, gera uma série de facilidades e supera problemas recorrentes em relação à organização de arquivos.
Afinal, é comum que os profissionais que manuseiam e geram documentos nas indústrias, sejam dados de RH, do setor financeiro, jurídicos, de TI ou outros, tenham grandes desafios para lidar com as informações.
São inúmeras questões que os arquivos em formato físico podem acarretar, como:
- Perdas e extravios;
- Ocupação de um grande espaço físico;
- Demora para encontrar um material necessário;
- Deterioração dos papéis e, consequentemente, das informações;
- Impactos negativos na produtividade e na rotina de trabalho;
- Falta de segurança da informação, uma vez que os dados podem ser acessados por qualquer um;
- Entre outros.
Neste cenário, o serviço de digitalização de documentos pode auxiliar os gestores industriais. Então, neste artigo, vamos falar sobre os principais objetivos que a solução ajuda a atingir.
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Principais objetivos do serviço de digitalização de documentos
No processo de transformação de arquivos físicos para os digitais, as indústrias só têm a ganhar. Afinal, a partir disso, os documentos são escaneados, classificados de acordo com um padrão e indexados em um sistema de gestão, garantindo maior agilidade na localização de informações pertinentes.
Além do que, os materiais podem ser facilmente compartilhados entre os funcionários, contendo o recurso de controle de versão para verificar as alterações realizadas nos arquivos.
Outro ponto positivo é que a solução tem a funcionalidade de permissão de usuário. Assim, somente os profissionais autorizados podem consultar determinados documentos. O que permite para gestão ter maior controle e segurança no acesso a arquivos sensíveis e sigilosos.
Então, depois de entender melhor como funciona o serviço de digitalização de documentos, vamos conhecer os principais objetivos que a solução contribui para as indústrias atingirem.
1. Organizar os documentos corporativos
O serviço de digitalização é responsável pela organização documental desde o momento em que a informação é gerada ou produzida, como um contrato de trabalho, passando pela sua classificação, arquivamento e disponibilização para consulta, e indo até o seu descarte conforme o tempo estipulado.
2. Agilizar a localização da informação
Como vimos, no formato físico, atualmente, as equipes têm grande dificuldade para buscar e encontrar os dados necessários na hora exata em que precisam. Como consequência, perdem muito tempo na pesquisa até achar o arquivo.
Já, com a digitalização e o sistema de gestão eletrônica, é possível minimizar o tempo perdido, gerar resultados rápidos para as pesquisas, aumentar a produtividade e otimizar o fluxo de trabalho.
Outro aspecto positivo aqui é que a digitalização garante a localização e o aproveitamento dos documentos, evitando retrabalhos. Enquanto que, no acervo físico, se o funcionário não encontrar determinado material, corre o risco de ter que fazer tudo novamente.
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3. Preservar as informações
Com o arquivo físico, existem diversos riscos associados que podem resultar em deterioração do papel e das informações existentes. No digital, por sua vez, as indústrias podem preservar todos os dados e documentos importantes, sensíveis e sigilosos.
Além disso, é possível ainda reduzir o tamanho do acervo físico e o alto volume de arquivos que sobrecarregam o espaço físico na indústria.
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4. Melhorar o uso da informação
Com tantos dados armazenados em papéis, pastas, caixas e estantes, muitas vezes, são perdidas ou esquecidas informações relevantes que podem gerar insights valiosos para os colaboradores e gestores.
No entanto, o serviço de digitalização de documentos serve também para melhorar o uso dessas informações, já que permite a análise de dados. Dessa forma, é possível identificar oportunidades para as estratégias de negócios e contribuir para a tomada de decisão.
5. Aumentar a mobilidade da empresa
Cada vez mais, as indústrias contam com funcionários em diferentes locais, ainda mais nos tempos atuais de crescimento do home office. Então, para garantir maior flexibilidade, mobilidade e produtividade no acesso a documentos e informações da empresa, seja do escritório, de casa ou de outro local, é fundamental ter o serviço de digitalização.
Assim, é possível realizar a consulta, pesquisa e armazenamento de documentos a qualquer hora e de qualquer lugar.
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6. Facilitar a interação e integração
Por fim, outro objetivo que o serviço de digitalização de documentos ajuda a alcançar é a maior interação e integração entre colaboradores da mesma equipe, entre setores diferentes da mesma empresa e até entre matriz e filiais.
Isso porque todos com a permissão de acesso podem consultar os arquivos, trocar informações, atualizar os documentos e analisar dados. O que pode colaborar para melhorias para a indústria no geral ou em áreas específicas, otimizando processos e gerando melhores resultados.
Qual a importância da terceirização do serviço de digitalização?
Neste contexto, muitos gestores industriais já estão se perguntando como colocar o serviço de digitalização de documentos em prática na sua empresa. No entanto, as indústrias geram uma elevada quantidade de informações atualmente, como arquivos contábeis, fiscais, trabalhistas, de clientes, colaboradores, entre outros.
E todos estes materiais precisam ser cuidados com responsabilidade e zelo. Então, para que a gestão documental funcione de forma eficiente, com processos de classificação, armazenamento, pesquisa e controle adequados, a terceirização é uma ótima prática.
Até porque, com a terceirização, os gestores não precisam se preocupar com os processos e a guarda de informações, já que as empresas são comprometidas, capacitadas e experientes no assunto, além de possuírem toda a tecnologia e qualidade necessárias.
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