Ao mesmo tempo em que o corte de gastos e a economia estão entre os grandes objetivos das empresas, como reduzir custos operacionais também é um dos principais desafios.
Uma prova disso é o fato de que o Brasil perde quase 1 milhão de empresas por ano, mesmo antes da pandemia, segundo levantamento do IBGE. Só em 2018, por exemplo, 762.940 empresas fecharam as portas.
Inclusive, entre 2014 e 2018, o país registrou um maior número de fechamento de empresas do que de aberturas pelo 5º ano seguido.
Neste cenário, fica clara a necessidade de promover economias para os negócios se manterem com as finanças em dia, saudáveis e com potencial de crescimento, elevando sua rentabilidade.
Um estudo da Deloitte comprova essa relação entre como reduzir custos operacionais e a melhora nos resultados. De acordo com a Global Cost Survey, 86% das empresas que implementaram estratégias de otimização de gastos viram aumento de receita nos últimos 24 meses.
Na prática, 68% das companhias globais pesquisadas relataram reduções totais de 10% ou mais. No entanto, apesar de ser uma prioridade para as marcas, 73% dos negócios no Brasil não conseguiram cumprir suas metas de economia e 65% não possuem práticas consolidadas de gestão de custos.
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O que fazer para reduzir custos operacionais nas empresas?
Diante do contexto apresentado, é importante que os gestores tomem iniciativas de como reduzir operacionais o mais cedo possível. Independentemente do segmento de atuação da marca, é possível obter economias com boas práticas, como por exemplo:
- Uso de tecnologias;
- Mapeamento dos gastos atuais;
- Otimização de processos;
- Identificação de gargalos;
- Diminuição do consumo de energia;
- Revisão de fornecedores;
- Melhor gestão de estoque;
- Economia com processo de logística e frete;
- Controle de impressões;
- Planejamento estratégico;
- Gestão documental mais efetiva.
Neste conteúdo, especificamente, vamos falar sobre como a organização e gestão de documentos pode colaborar para este processo de redução de custos.
Como a gestão documental ajuda em como reduzir custos operacionais
O gerenciamento de documentos físicos pode trazer muitos efeitos na rotina de trabalho, na produtividade da equipe e até gerar impactos financeiros em relação aos locais destinados para o armazenamento de papéis, o custo de impressões, o tempo gasto pelos funcionários para a guarda e para a consulta de materiais.
Isso sem contar o risco de perdas e extravios de arquivos, a falta de segurança das informações e o risco de deterioração dos materiais.
Por isso, vamos apresentar os 4 principais pontos de uma gestão documental eletrônica que ajudam as empresas na missão de cortar custos.
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1. Digitalização dos documentos e redução do consumo de papel
Para iniciar a economia no gerenciamento de documentos, a digitalização é uma atividade primordial. Assim, é possível reduzir ao máximo a quantidade de papel sendo gerado e circulando pela empresa. O que ajuda inclusive na organização dos arquivos e facilita para que os profissionais encontrem tudo que precisam, na hora necessária.
Ao mesmo tempo, este processo de digitalização diminui o uso de impressoras, evitando impressões desnecessárias e minimizando o consumo de papel nos escritórios.
2. Classificação e arquivamento de documentos com eficiência
O segundo aspecto da digitalização diz respeito à separação dos documentos em lotes, de forma classificada e catalogada, para que todos sejam arquivados corretamente, com o tipo, o assunto, a data, entre outros pontos descritivos.
Com isso, você diminui gastos, já que evita perder arquivos e não precisa emitir novos documentos. Isso sem dimensionar o ganho de produtividade, ao minimizar o tempo e os esforços gastos pela equipe na procura das informações.
3. Padronização dos arquivos em papel
Além da digitalização, armazenamento, controle e gestão dos documentos eletrônicos, ainda é preciso cuidar dos arquivos físicos. Afinal, alguns papéis ainda são obrigatórios de serem mantidos no formato tradicional, como as informações de RH.
Neste caso, é preciso estabelecer um padrão de guarda de documentos, analisando:
- Datas de emissão;
- Departamentos (financeiro, RH, marketing, fiscal, jurídico);
- Tipos de documentos (contratos, prestação de serviços etc.);
- Ordem alfabética;
- Frequência de uso.
4. Manutenção da proteção dos arquivos digitais
Por fim, é essencial que os gestores garantam a segurança da informação dos documentos presentes nos sistemas de gerenciamento eletrônico. Isso porque um vazamento, roubo de dados ou ataque cibernético pode resultar em enormes prejuízos para as organizações.
Portanto, vale a pena ter recursos de apoio à proteção de dados, como criptografia, assinatura digital, rastreabilidade, controle de acesso, entre outros. Assim, é possível evitar a ocorrência de problemas, que poderiam acarretar sérias perdas financeiras.
Saiba mais: Passo a passo para realizar a digitalização de documentos nas empresas
Conte com auxílio especializado
Dessa forma, fica claro que a gestão de documentos digitais pode colaborar e muito em como reduzir custos operacionais, gerando economia com materiais e pessoal, maior controle, rapidez na busca de informações, aumento de produtividade, melhora da segurança e maior produtividade.
Neste cenário, conte com uma empresa experiente, especializada e com todo o conhecimento sobre digitalização e gerenciamento eletrônico para te ajudar. A Doc Int tem tecnologias de primeira linha, profissionais capacitados, atendimento ágil e suporte técnico integral para o seu negócio.
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