Quando falamos em automatização de processos, normalmente, já vêm à cabeça uma indústria e suas linhas de produção, com a substituição de atividades manuais por máquinas automatizadas. No entanto, essas ferramentas tecnológicas vão muito além da aplicação industrial e podem ser essenciais para empresas de serviços financeiros.
Afinal, as organizações deste segmento lidam com muitas operações e procedimentos que, feitos manualmente, demoram mais tempo, correm o risco de sofrer com erros e gerar retrabalhos. Ou seja, aumentam as perdas, as ineficiências e os impactos negativos.
Até porque, quanto maior a quantidade de informações, dados e documentos que os negócios do setor financeiro precisam trabalhar diariamente, maior a probabilidade de ocorrerem falhas. Então, a automatização de processos surge neste cenário para ajudar.
Vale destacar que a automatização pode ser empregada em diversos aspectos dos serviços financeiros, como:
- Coleta e armazenamento de dados;
- Compartilhamento e envio de documentos;
- Otimização de processos administrativos;
- Padronização de operações;
- Automatização de serviços financeiros propriamente ditos, como emissão de notas fiscais, fluxos de pagamentos, controle de caixa, reembolsos de despesa, entre outros.
Todas essas atividades automatizadas proporcionam maior facilidade e produtividade para o trabalho em geral tanto dos colaboradores como dos gestores. Além disso, permitem agilizar o fluxo de tarefas, atender aos prazos sem se perder e garantir controle completo de todas as operações.
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Principais benefícios da automatização de processos financeiros
Como sabemos, a automatização de processos pode ser aplicada em diferentes áreas dentro das empresas financeiras, reduzindo ao máximo a realização de atividades manuais.
Assim, além de minimizar a ocorrência de erros e perdas, os profissionais podem escapar de serviços e processos operacionais para atuar em funções mais estratégicas. O que pode trazer resultados importantes para as companhias, gerando identificação de oportunidades e maior competitividade.
Claro que este é um benefício crucial para as organizações. Mas não é só isso. A automatização ainda pode gerar diversas outras vantagens, como por exemplo:
- Padronização de processos;
- Redução de etapas e do tempo de execução das tarefas;
- Melhora na organização e controle dos serviços;
- Criação de registros de serviços e processos executados ou em andamento;
- Facilidade para buscar informações do histórico;
- Maior agilidade na comunicação;
- Aumento da integração entre departamentos;
- Monitoramento de processos em tempo real;
- Maior confiabilidade de dados;
- Aprimoramento financeiro;
- Redução de custos.
Portanto, com a gestão efetiva dos processos financeiros automatizados, sua organização só tem a ganhar, mantendo a saúde fiscal e promovendo o crescimento do negócio.
Passo a passo para implementar a automatização de processos
Para garantir todos esses benefícios citados acima, é preciso implantar a automatização de processos financeiros corretamente. Saiba, então, um passo a passo para colocar a estratégia em funcionamento de modo adequado:
1. Mapear os processos
A primeira etapa é os gestores conhecerem os processos para verificar a estrutura e o fluxo das atividades, identificando o que pode ser executado de forma mais eficiente e quais operações sofrem com mais erros. Assim, é possível determinar quais processos serão automatizados e em qual ordem especificamente.
Afinal, será maior a prioridade de organizar e automatizar os processos de lançamentos comerciais, de atualização de contratos, análise de documentos financeiros de clientes, envio automático de notas fiscais, registros de boletos, aviso de cobrança ou a geração de relatórios e balanços financeiros. O mapeamento irá responder isso.
2. Analisar o desempenho da equipe e adotar métricas
Para avaliar o impacto dos processos e definir a estratégia de automatização, é preciso também verificar o desempenho dos diversos setores das empresas financeiras e criar indicadores de performance.
Somente com tais dados, é possível fazer uma avaliação detalhada das atividades executadas e dos resultados obtidos. Entre os indicadores a serem utilizados, vale destacar métricas de produtividade, tempo gasto, índice de erros, controle de perdas, retrabalho, custos, entre outros.
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3. Selecionar soluções e tecnologias
Sabemos que o uso dos recursos tecnológicos são fundamentais na automatização de processos a fim de minimizar as atividades manuais, agilizar as operações e melhorar o controle das empresas.
Então, neste ponto, os gestores já sabem quais são os processos, os erros mais comuns e quais seus impactos na rotina e no fluxo de trabalho da equipe. Ou seja, chega a hora de identificar as ferramentas que vão ajudar a melhorar os serviços financeiros e o desempenho da organização como um todo.
É fundamental escolher a solução adequada para realmente obter bons resultados na automatização de processos.
4. Realinhar os processos
Após a automatização, é preciso que a gestão redesenhe os processos, eliminando as etapas que agora são cumpridas pelas ferramentas tecnológicas. Assim, é possível garantir redução de custos, direcionar os colaboradores para atividades e setores mais estratégicos e melhorar a gestão de dados e documentos.
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5. Oferecer treinamentos
Para a nova estratégia de automatização ter sucesso, a empresa deve investir no preparo e treinamento da equipe para entender como funciona a ferramenta, qual seu impacto na rotina, como os processos serão redefinidos e o que se espera de cada colaborador em suas novas funções.
Como consequência do treinamento e maior envolvimento, os funcionários podem inclusive participar dessa mudança e apresentar sugestões de melhorias para a automatização.
6. Monitorar resultados
Para saber se a automatização foi positiva para o negócio, é preciso ir além de achismos e mensurar os resultados obtidos. Os gestores podem usar os mesmos indicadores de performance anteriores em relação aos processos, colaboradores e ao tempo gasto para verificar os avanços.
A partir disso, as empresas têm uma visão mais sistêmica das operações com monitoramento constante, identificação de gargalos e possíveis novas melhorias.
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