O gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução tecnológica valiosa para ajudar empresas de diversos portes e segmentos. Com os serviços financeiros, é ainda mais importante, já que este tipo de negócio conta com um grande volume de papelada.
Cuidar de todos os papéis pode ser muito oneroso, gastando bastante tempo e esforços da equipe para realizar o armazenamento e a organização dos documentos.
Sem contar que ainda existem riscos de contratempos, como perdas e extravios, além da questão da queda de qualidade das informações por deterioração dos materiais e os problemas para encontrar rapidamente os arquivos, quando necessário.
Ou seja, um sistema como o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode fazer a diferença para resolver estes problemas e proporcionar melhores resultados gerenciais, financeiros e produtivos.
Vale destacar também que esta ferramenta gera um ganho de competitividade relevante, já que muitas empresas concorrentes já passaram a adotar o GED e você não pode ficar para trás.
A seguir, vamos ver os principais desafios enfrentados pelos serviços financeiros e as vantagens do GED.
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Desafios comuns na gestão de documentos em serviços financeiros
As empresas de serviços financeiros lidam com diversos pagamentos, demonstrativos, dados bancários sigilosos, contratos, entre outros. Então, para que tudo isso ocorra corretamente e os funcionários e gestores façam a melhor gestão dos documentos, é preciso superar alguns obstáculos. Veja quais:
Conformidade regulatória: este tipo de negócio precisa cumprir com os regulamentos financeiros, além de obrigações fiscais, tributárias e contábeis. Então, os arquivos precisam ser digitais e de fácil acesso para agilizar estes processos e as consultas posteriores. Neste sentido, o gerenciamento eletrônico de documentos ajuda completamente.
Disponibilidade de acesso imediato: com a necessidade de fazer contratos, efetuar controles financeiros, manter relacionamento com clientes e outros serviços, os profissionais das empresas financeiras precisam de pesquisa e consulta imediata aos arquivos e dados. Com o GED, é possível ter permissão de acesso de acordo com o perfil dos usuários.
Risco de vazamento de informação: como já mencionado, os serviços financeiros atuam com dados muitas vezes sensíveis e sigilosos. Então, é preciso garantir a segurança da informação manuseada na empresa. E o sistema de gerenciamento está pronto para resolver este problema, com recursos de criptografia, nuvem, rastreabilidade e restrição de acesso.
Necessidade de análise de dados: com tanto volume de informação, as companhias precisam também de ferramentas que permitam a análise dos dados, dos documentos, dos perfis dos consumidores e de outros aspectos. Com o GED, é possível fazer tudo isso a partir de ferramentas, como pesquisa, catalogação e indexação em banco de dados.
Quais os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos para serviços financeiros?
Com toda essa visão de como o GED pode ajudar sua empresa financeira a superar desafios, é relevante também conhecer os principais aspectos positivos que podem ser promovidos para sua gestão de documentos. Confira:
1. Agilizar a aprovação de acordos financeiros
Com o gerenciamento eletrônico de documentos, é mais fácil acompanhar e facilitar os fluxos de trabalhos de contratos para acordos financeiros. Assim, é possível economizar uma grande quantidade de tempo, ao mesmo tempo que o processo de liberação é acelerado.
2. Melhorar o relacionamento com clientes
Os serviços de empresas financeiras prestados a clientes envolvem uma série de possibilidades, como solicitações de empréstimos, comprovações de pagamentos, dados sobre contas, certificados de depósitos, além de outras trocas de informações e documentos diários.
Então, neste cenário, o GED permite o envio, recebimento, organização e arquivamento de documentos.
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3. Encontrar os dados necessários instantaneamente
Em meio à confusão do excesso de arquivos e informações, o gerenciamento eletrônico de documentos é responsável por acabar com os problemas e garantir que os profissionais encontrem os dados que precisam, no exato momento, identificando a versão correta do arquivo e sem perder tempo.
4. Realizar a manutenção de registros
Em uma empresa financeira, é fundamental manter toda a documentação atualizada e com os registros em dia para saber os usuários que acessaram, quando foi feita a última modificação e outros detalhes. Com o GED, você tem controle de todas as versões dos documentos e pode verificar todo o histórico, a qualquer hora.
O que permite inclusive eliminar a necessidade de auditorias externas para fiscalizar os processos e documentos.
5. Garantir integridade da documentação e segurança de dados
A solução de gerenciamento eletrônico também ajuda a promover a integridade e a segurança de dados, com backup dos documentos, facilitando a recuperação de informação, caso seja necessário. Vale ressaltar também a função de restringir o acesso de grupos, setores ou funcionários específicos a determinados documentos.
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6. Aumentar a produtividade e otimizar o fluxo de trabalho
Com um sistema para gerenciamento eletrônico de documentos, é possível eliminar os processos manuais que tomam tempo dos colaboradores, evitando erros e retrabalhos. Além disso, o GED facilita a integração e a colaboração de equipes e promove workflows mais ágeis, diminuindo o tempo para a realização de rotinas produtivas.
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