Mais do que nunca, todos os aspectos relacionados à gestão da empresa precisam ser aperfeiçoados e otimizados continuamente para o negócio obter melhores resultados. Entre eles, está a gestão de processos organizacionais.
Por isso, neste artigo, vamos falar sobre a importância da gestão de processos organizacionais, apresentar dicas de como fazê-la e mostrar como os dados podem ajudar neste gerenciamento. Vamos lá!
Como funciona a gestão de processos organizacionais?
Antes de mais nada, vamos explicar o conceito e como funciona essa gestão. Os processos organizacionais são um conjunto de atividades em sequência necessários para o desenvolvimento de um produto, serviço ou projeto, englobando procedimentos, funcionários, equipamentos, informações e outros.
Assim, por exemplo, na criação de um produto, a aplicação dos processos organizacionais estipulados e o cumprimento dos mesmos são fundamentais para otimizar recursos, promover maior eficiência no fluxo de trabalho e aumentar a qualidade no produto final.
E como verificar se todos os processos organizacionais são adotados da melhor forma? É aqui que entra a gestão dos processos, que, por meio de uma visão panorâmica da organização, busca melhorias no desempenho de todas as tarefas.
Em resumo, a gestão de processos organizacionais vai identificar, documentar, monitorar e controlar os processos de negócio, garantindo o alinhamento com as estratégias.
Como consequência, é possível melhorar os processos de forma constante e elevar o nível de desempenho e os resultados.
No caso do departamento de tecnologia da informação, também é possível aplicar essa gestão para mapear os processos de TI, analisá-los e otimizá-los. O que vai gerar uma experiência melhor para todos os envolvidos.
Importância da gestão de processos organizacionais
Com esse foco em aprimoramento contínuo, a gestão de processos ajuda a tornar todos os aspectos de negócio mais bem-sucedidos. Alguns dos principais benefícios são:
- Otimização do planejamento de atividades;
- Racionalização no uso de recursos;
- Flexibilidade e agilidade para ajustes nos processos;
- Melhora dos controles de processos, evitando erros e retrabalhos;
- Redução de custos;
- Diminuição dos fluxos e ciclos de processos.
Dicas de como fazer a gestão de processos
Para atingir todos esses resultados na sua gestão, é preciso adotar alguns passos para ajudar a sua empresa, como por exemplo:
Conhecimento completo dos processos: mapeie as atividades realizadas e os profissionais responsáveis. Com essa visão, os gestores avaliam os processos, identificam gargalos e estudam melhorias.
Alinhamento com as estratégias: como falamos, os processos ajudam a empresa a atingir seus objetivos. Logo, é preciso que eles sejam realizados e monitorados levando em consideração as estratégias organizacionais.
Definição de métricas: para visualizar se os processos caminham bem ou precisam de mudanças, os gestores devem estipular indicadores para medir e mensurar os resultados alcançados.
Uso de tecnologias: as plataformas e ferramentas tecnológicas podem ajudar a gestão de processos organizacionais com a geração de dados automatizados de acordo com os parâmetros e métricas estipulados, fomentando assim as análises internas.
Como a análise de dados melhora a gestão de processos
Já ouviu falar na frase: “O que não se mede, não se gerencia”? Esta é uma máxima perpetuada por Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna. Ou seja, para gerenciar os processos organizacionais, é preciso medi-los e, para isso, precisamos da análise de dados.
Com a coleta e análise dos dados, os gestores têm informações essenciais para melhorar os processos. Veja como as tecnologias para monitoramento e controle de dados podem ajudar a gestão:
1. Otimização de tempo
Com as ferramentas para análise de dados, é possível identificar gargalos nos processos e, assim, tomar medidas para otimizar os fluxos de trabalho e o tempo dos funcionários na execução das suas tarefas.
2. Aumento da produtividade
Da mesma forma que obtém ganhos de tempo, a empresa melhora a produtividade e a velocidade dos processos. Esse aumento de produtividade vale tanto para os colaboradores, como para os processos organizacionais que ocorrem com maior agilidade.
Segundo pesquisa do Senai, por exemplo, o uso de tecnologias digitais nos processos gera aumento de cerca de 22% na produtividade de pequenas e médias empresas.
3. Redução de custos
Com a verificação dos dados, a gestão de processos organizacionais pode visualizar desperdícios, gastos desnecessários, atividades mal executadas, entre outros pontos. Com isso, pode melhorar o desenvolvimento dos processos e gerar economias substanciais.
4. Satisfação dos clientes
Como vimos, os processos organizacionais resultam na entrega de valor aos clientes. Portanto, ao usar a análise de dados para estruturar melhor os processos, é possível impactar positivamente os consumidores e gerar maior satisfação com a sua empresa.
5. Melhora na tomada de decisão
Talvez este seja o principal aspecto da análise de dados relacionada à gestão de processos organizacionais. Afinal, com o mapeamento correto e em tempo real, os gestores podem tomar decisões mais ágeis e assertivas com informações confiáveis e precisas sobre a operação.
Como a digitalização de documentos pode ajudar
A digitalização de documentos e o gerenciamento eletrônico de documentos promovem um acesso rápido a informações importantes da empresa. Assim, a gestão de processos organizacionais pode consultar documentos e arquivos que podem fazer a diferença para entender e otimizar os processos, atingindo melhores resultados.
Leia também: Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos para empresas
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