Em meio à grande quantidade de dados e informações que permeiam as instituições de saúde, a análise de documentos precisa ser cada vez mais rápida e eficiente. Isso passa pela modernização e otimização dos seus processos.
Afinal, as instituições, como hospitais, laboratórios, clínicas e consultórios, possuem inúmeros documentos, seja de pacientes, como prontuário eletrônico, financeiros, do RH, do setor de compras, entre outros.
Então, a análise de documentos não é uma atividade simples e conta com grandes desafios. Mas pode ser melhorada e gerar resultados importantes para as empresas de saúde, como:
- Verificação de informações;
- Maior veracidade de dados;
- Melhora na organização documental;
- Diminuição de erros;
- Minimização de fraudes;
- Eliminação de perdas de documentos.
Neste sentido, a tecnologia é uma grande aliada a ser empregada na análise de documentos para atingir todos esses resultados. Isso porque, com ferramentas modernas e digitais, é muito mais fácil coletar, catalogar, armazenar, consultar e pesquisar dados e informações.
Para que serve a análise de documentos?
Como vimos, a análise de documentos eficiente e assertiva gera um impacto positivo para as instituições de saúde. Mas o que ela pode fazer na verdade? Esta estratégia é fundamental para:
- Criar perfis dos pacientes com dados sobre histórico médico, rotina de idas ao hospital e exames;
- Identificar tendências e comportamentos dos pacientes;
- Avaliar a percepção dos pacientes pelos serviços prestados;
- Verificar a produtividade da equipe;
- Identificar gargalos na busca e arquivamento de documentos;
- Entre outros.
No entanto, para fazer tudo isso, é preciso ir além dos mecanismos tradicionais, ter documentos digitais e usar tecnologias de análise. Assim, as ferramentas conseguem cruzar dados, validar rotinas e integrar informações do dia a dia para fornecer insights para os gestores.
Dessa maneira, além de ter os dados e documentos estruturados para as devidas finalidades na sua instituição, é possível ainda promover rotinas mais inteligentes e aumentar a competitividade.
Ou seja, otimizar a análise de documentos se torna uma prática primordial para os negócios.
Leia também: Como a LGPD impacta a gestão de dados e a gestão documental
Como melhorar a análise de documentos em 5 passos
Para atingir os objetivos da análise de documentos na instituição de saúde, saiba como otimizar esse processo com um passo a passo:
Definição de metas claras
Para melhorar a rotina da análise de documentos, é fundamental ter objetivos bem definidos. Assim, os profissionais da área sabem quais estratégias adotar para otimizar o fluxo de trabalho, estruturar a análise e obter os resultados mais assertivos.
Armazenamento de dados
O segundo passo em uma boa análise de documentos é garantir a qualidade e a segurança da informação utilizada. Para isso, os gestores devem estipular uma política de gestão de dados a fim de preservar a integridade dos arquivos digitais. Assim, a equipe de análise terá sempre informações confiáveis.
Implementação de filtros
Para simplificar e facilitar os processos de análise, é importante usar filtros de conteúdos para ter os registros direcionados aos objetivos de fato. Como consequência, será possível evitar erros e manter os resultados mais precisos.
Geração de valor nas análises
Depois de determinar objetivos, armazenar documentos corretamente e colocar filtros para cruzar dados relacionados, chega a hora de agregar valor às informações mapeadas e coletadas.
Com ferramentas para gestão de dados, mecanismos e uma política adequada, a gestão pode realizar um fluxo de análise mais eficaz e atingir melhores resultados.
Saiba mais: O que é a análise preditiva de dados e como implementar?
Utilização da tecnologia
No quinto e último passo, vamos novamente falar sobre o uso da tecnologia. Afinal, ter soluções inovadoras ao seu lado pode representar a diferença na análise de documentos. Dessa forma, é possível trocar uma tarefa complexa feita manualmente por uma atividade estruturada, com filtros, objetivos e geração de valor de acordo com o esperado para cada meta.
Principais benefícios de otimizar a análise de documentos
Além das finalidades e utilidades apresentadas para a realização da análise de documentos em instituições de saúde, esta estratégia também pode gerar uma série de benefícios. Veja os principais:
Economia de tempo: a análise e a gestão de dados otimizada conseguem eliminar atividades redundantes e melhorar o fluxo de trabalho, diminuindo o tempo de realização.
Maior acessibilidade: com a melhora nos processos de análise e os documentos digitais, fica mais fácil acessar e consultar as informações. Afinal, os arquivos ficam disponíveis em tempo integral.
Rapidez de revisão e aprovação: com um processo otimizado, os documentos podem ser distribuídos, analisados e aprovados mais rapidamente pelos responsáveis. Isso se aplica principalmente a contratos, compras e gestão de documentos de planos de saúde, por exemplo.
Melhora na integração: a otimização na análise é capaz de promover uma maior integração de setores, com o compartilhamento de documentos. O que garante que as informações podem ser utilizadas de acordo com os objetivos de cada área responsável e atender às necessidades do negócio como um todo.
Redução de custos: todos itens listados, desde a economia de tempo e maior produtividade até a integração, resultam em redução de custos para a instituição de saúde no final das contas. O que é sempre um objetivo dos gestores hospitalares.
Saiba mais: Como o armazenamento de dados em nuvem facilita a gestão hospitalar
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